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OA知識庫
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企業辦公自動化軟件系統的過去、現在和未來（下） |
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| 在我們試圖解釋什么是辦公自動化之前，我們首先需要理解“辦公”和“自動化”這兩個詞，然后看看它們是怎么結合在一起的。 如果我們將“辦公”這個詞理解為處理工作事務，那么范圍顯得無比的廣泛。 辦公自動化的基本定義和產生背景 辦公自動化（OA，Office Automation），是70年代中期發達國家為解決辦公業務量急劇增加對企業生產率產生巨大影響問題的背景下，發展起來的一門綜合性技術。它的基本任務是利用先進的科學技術，使人們借助各種設備解決對一部分辦公業務的處理，達到提高生產率、工作效率和質量，方便管理和決策的目的。OA的知識領域覆蓋了行為科學、管理科學、社會學、系統工程學等學科，并且OA體現了多學科的相互交叉、相互滲透性，所以OA的應用是企業管理現代化的標志之一。 辦公自動化的處理范圍 OA的核心問題是如何提高日常的辦公效率問題。因此我們日常工作的所有內容都可以歸入oa處理的范疇，如文字處理、文件謄寫、傳真、申請審批、辦公用品、公文管理、會議管理、資料管理、檔案管理、客戶管理、訂貨銷售，庫存管理，生產計劃，器材需求，技術管理，質量管理，成本、財務計算、勞資、人事管理等等，那么這些都是辦公軟件的處理范圍。 我們終于發現oa承載過多，以至于我們無法定義和處理這么豐富的內涵的名詞，由于它如此耳熟，更換一個名詞的成本太高，我們現在還不得不和這個有著豐富內涵的變色龍一樣的名詞打交道，并且通過上下文來揣摩它的確切含義。一般情況下，如果有兩個人在討論辦公自動化的問題，我們對雙方達成對該名詞的一致意見的可能性表示悲觀。實際上完全可能的是，大家都在使用同一名詞，但誰也聽不清誰在說什么。那么我們試圖界定這個名詞的努力仍然是值得贊賞的，我們正在構建一個交流的基礎。 我們如何處理這個問題 我們在處理不同名詞的辦法就是在oa之前加上范圍修飾次和之后加上附加名詞來界定他們。 對于提高我們日常工作效率的機械電子設備，如打印機、復印機、傳真機，我們稱之為辦公自動化設備。 對于提高我們日常工作效率的軟硬件系統，我們稱之為廣義的辦公自動化軟件系統。這個名詞仍然犯著上述的毛病。但是我們至少已經進了一步，如果他們在交流時已經明確自己談的oa所指何物（即加上了適當的前置語和后置語），那么Lotus（電子郵件廠商）和Xerox復印機廠商之間交流是完全可能的。 如果我們在看看市面上的各種軟件系統，就會發現很多事務性的工作已經被包含，并且他們也從來沒有覺得自己就是一個辦公自動化軟件系統。如果我們硬把他們拉進oa軟件系統，理論上當然非常完美并且包容力極好（我們完全可以這么作），因為無論我們以后發明什么，都是辦公自動化的范圍。如果真的這樣，對我們討論問題還是沒有絲毫好處。因為我們還是不知道我們要討論什么。根據目前的名稱我們仍然稱之為xx系統。從我們的日常事務中，有許許多多都是和這些系統相關的。除此之外，我們仍然能夠發現一些事情是目前的系統處理不了或者不處理的。他們都是一些非結構化的內容譬如文件、會議、檔案、日程安排和辦公事務等，我們稱之為狹義的辦公自動化軟件系統。這就是我們目前市面上稱之為辦公自動化的軟件系統所處理的內容。后文中辦公自動化系統即指此。 基本界定辦公自動化軟件系統以后，我們再回顧一下辦公自動化系統在我國的發展脈絡。（下文如果非特指，辦公自動化即指狹義的辦公自動化軟件系統）。 中國的辦公自動化軟件系統起源于政府的公文和檔案管理。由于計劃經濟體制的影響，政府對企業的管理出了依靠法律、法規之外，還有大量的行政指令和指示。企業在進行許多決策的時候，也經常需要向主管的政府部門請示匯報。另外，當時的政府官員和企業領導經常是你來我往難以分辨，并且存在著比較嚴格的對應關系，即企業領導和政府官員行政級別掛鉤，因此在企業應用紅頭文件就比較自然。 此時的辦公自動化系統的特點：以公文處理、檔案管理為核心的辦公管理系統。其實辦公其實就是辦文。其主要的功能包括： 收文管理、發文管理、會議管理、檔案管理等內容。管理的中心內容是依據國家的公文管理辦法[1][i]和檔案管理法規以及各部委或者行業的檔案管理規定的需要存檔的文件以及企業內部的其他文件等。 各地政府機關和企業主管部門一般根據國務院下發的關于公文管理的行政法規制作出相應的執行措施，基本保持系統內的一致性，規范了辦公中的公文處理和檔案管理流程。同時也起到了的內部信息溝通、上行下達以及和上級主管部門的溝通作用。因為采用電腦和網絡進行處理，提高了工作效率，減少了紙張浪費。 盡管如此，由于大部分企業的組織架構都有明顯的層級結構，傳統的辦文程序，從文件起草、審閱、會簽、簽發、下發到歸檔、借閱等各個環節，存在流程復雜，流轉時間長，導致辦公效率低，決策緩慢等問題。 由于在機構和流程上很難作很大的改動，因此解決之道就是采用先進的計算機和網絡技術，不僅將辦文內容電子化，而且實現整個辦文過程電子化，從根本上改變了傳統的工作模式。辦文者可隨時了解文件到達哪里，辦理的情況怎樣，對逾期沒有辦理的文件，可以自動催辦，文件辦理完畢，可以自動歸檔，歸檔后的文件可供借閱和調閱等，消除手工工作過程中的存在流轉時間長，文件去向不明以及不便于跟蹤等問題。 |