機(ji)(ji)(ji)關(guan)辦(ban)公(gong)(gong)自動化系(xi)統(tong)(tong)(tong)是實(shi)現機(ji)(ji)(ji)關(guan)內(nei)部(bu)各級部(bu)門之(zhi)間(jian)以(yi)及機(ji)(ji)(ji)關(guan)內(nei)外部(bu)之(zhi)間(jian)辦(ban)公(gong)(gong)信(xin)息(xi)(xi)(xi)的(de)(de)收集與處理(li)、流動與共享、實(shi)現科學(xue)決(jue)策(ce)的(de)(de)具(ju)有戰(zhan)略(lve)意義的(de)(de)信(xin)息(xi)(xi)(xi)系(xi)統(tong)(tong)(tong)。它的(de)(de)總體目(mu)標(biao)是：“以(yi)先進成熟的(de)(de)計算機(ji)(ji)(ji)和通信(xin)技術為主要手(shou)段，建成一個(ge)覆蓋政(zheng)
府辦(ban)公(gong)(gong)部(bu)門的(de)(de)辦(ban)公(gong)(gong)信(xin)息(xi)(xi)(xi)系(xi)統(tong)(tong)(tong)，提(ti)供(gong)政(zheng)府與其(qi)他專(zhuan)用計算機(ji)(ji)(ji)網絡(luo)之(zhi)間(jian)的(de)(de)信(xin)息(xi)(xi)(xi)交換(huan)，
建立高質量、高效率的(de)(de)政(zheng)府信(xin)息(xi)(xi)(xi)網絡(luo)，為領(ling)導(dao)決(jue)策(ce)和機(ji)(ji)(ji)關(guan)辦(ban)公(gong)(gong)提(ti)供(gong)服務，實(shi)現機(ji)(ji)(ji)關(guan)辦(ban)公(gong)(gong)現代(dai)化、信(xin)息(xi)(xi)(xi)資源化、傳輸網絡(luo)化和決(jue)策(ce)科學(xue)化。”
因此(ci)，如(ru)何選(xuan)擇一個(ge)合適(shi)的(de)(de)應(ying)用系(xi)統(tong)(tong)(tong)平(ping)臺(tai)，在(zai)其(qi)上建立適(shi)應(ying)辦(ban)公(gong)(gong)自動化需求(qiu)的(de)(de)功(gong)能強(qiang)大的(de)(de)、方便管理(li)的(de)(de)、界面友好的(de)(de)各種應(ying)用，是政(zheng)府機(ji)(ji)(ji)關(guan)辦(ban)公(gong)(gong)信(xin)息(xi)(xi)(xi)系(xi)統(tong)(tong)(tong)成功(gong)的(de)(de)關(guan)鍵。基于對機(ji)(ji)(ji)關(guan)用戶需求(qiu)的(de)(de)認識，以(yi)及在(zai)這(zhe)一領(ling)域的(de)(de)成功(gong)經(jing)驗(yan)，我們建議采(cai)用Lotus公(gong)(gong)司著名的(de)(de)郵件(jian)、群件(jian)與Web應(ying)用開(kai)發(fa)平(ping)臺(tai)產品Notes/Domino作為辦(ban)公(gong)(gong)系(xi)統(tong)(tong)(tong)的(de)(de)基本(ben)軟件(jian)平(ping)臺(tai)，結合必(bi)要的(de)(de)相(xiang)關(guan)系(xi)統(tong)(tong)(tong)、產品與工具(ju)，構(gou)筑機(ji)(ji)(ji)關(guan)辦(ban)公(gong)(gong)自動化系(xi)統(tong)(tong)(tong)(信(xin)息(xi)(xi)(xi)化管理(li)系(xi)統(tong)(tong)(tong))。
辦公自動化系統功(gong)能(neng)需求分析(xi)
盡(jin)管(guan)(guan)各個機(ji)(ji)關(guan)(guan)單位的(de)業務(wu)和職能(neng)各不相同(tong)，因(yin)此(ci)對(dui)于辦公自動(dong)(dong)化(hua)(hua)系統(tong)的(de)需(xu)求(qiu)也存在(zai)差異(yi)。但是一般而言，機(ji)(ji)關(guan)(guan)辦公自動(dong)(dong)化(hua)(hua)系統(tong)均以(yi)公文處(chu)理(li)和機(ji)(ji)關(guan)(guan)事務(wu)管(guan)(guan)理(li)為核心，同(tong)時提供信息(xi)通訊與(yu)(yu)服務(wu)等(deng)重(zhong)要功能(neng)，因(yin)此(ci)，典型的(de)辦公自動(dong)(dong)化(hua)(hua)應(ying)(ying)用包括(kuo)收發(fa)文審(shen)批簽發(fa)管(guan)(guan)理(li)、公文流(liu)轉傳遞(di)、政務(wu)信息(xi)采集與(yu)(yu)發(fa)布、內部請示報(bao)告管(guan)(guan)理(li)、檔案管(guan)(guan)理(li)、會議管(guan)(guan)理(li)、領導活動(dong)(dong)管(guan)(guan)理(li)、政策法規庫(ku)、內部論壇等(deng)等(deng)應(ying)(ying)用。如果我們從系統(tong)功能(neng)角(jiao)度對(dui)上述辦公自動(dong)(dong)化(hua)(hua)應(ying)(ying)用做一粗淺的(de)分析，就會發(fa)現(xian)辦公自動(dong)(dong)化(hua)(hua)應(ying)(ying)用需(xu)求(qiu)以(yi)及辦公人員對(dui)信息(xi)處(chu)理(li)的(de)操作方式方面有著以(yi)下共(gong)同(tong)特點，這(zhe)些(xie)功能(neng)需(xu)求(qiu)是我們選擇(ze)辦公自動(dong)(dong)化(hua)(hua)應(ying)(ying)用系統(tong)的(de)開發(fa)與(yu)(yu)使用平臺時必須考慮的(de)判斷(duan)依據(ju)：
提供電子郵件功能是辦公自動化系統的基本需求
信息是辦公自動化、決策科學化的基礎。電子郵件系統（以及更加廣泛意義上的報文傳遞系統）作為信息傳遞與共享的工具和手段，滿足辦公自動化系統最基本的通信需求。換言之，電子郵件系統作為辦公自動化的通信基礎設施，主要提供了辦公自動化系統“兩方面的功能：
１）直接作為一種應用提供人與人之間通信的手段，適應隨時需要的電子化通信要求。
２）為各種應用提供通用的通信平臺，靈活適應不同應用系統對通信平臺的要求。”
在上述兩種辦公自動化的基本通信需求中，前一種往往代表的是一種不規律的、隨意性很大的通信需求，比如工作人員之間互相發送電子郵件，傳送對方某種信息，或者是向工作人員臨時發出一項通知等等，所傳遞的信息內容和傳遞的時間往往是無規則的。而后一種需求的特點則是比較具有規律性的，兩個應用系統之間按照某種條件傳遞符合某種規范的信息內容。在辦公自動化系統的建構和實際使用中，這兩種需求是同樣重要和必須的。從信息技術的角度出發，電子郵件功能是一種“推”技術，即發送方（人或應用）將信息通過存儲轉發技術推給接收方（人或應用）。
從(cong)用(yong)戶(hu)(hu)使用(yong)習(xi)慣出發，電(dian)(dian)子(zi)(zi)(zi)(zi)郵(you)(you)(you)件(jian)(jian)(jian)功能是辦(ban)公(gong)自(zi)(zi)動(dong)化(hua)系(xi)(xi)(xi)統(tong)(tong)(tong)(tong)(tong)(tong)的(de)(de)(de)(de)“門(men)戶(hu)(hu)”。因(yin)為(wei)工(gong)(gong)作(zuo)人員(yuan)很(hen)容(rong)易養成一(yi)(yi)種工(gong)(gong)作(zuo)習(xi)慣，每(mei)日查看自(zi)(zi)己的(de)(de)(de)(de)電(dian)(dian)子(zi)(zi)(zi)(zi)郵(you)(you)(you)件(jian)(jian)(jian)信(xin)(xin)(xin)(xin)(xin)箱(xiang)，閱讀(du)處理有(you)關(guan)(guan)信(xin)(xin)(xin)(xin)(xin)件(jian)(jian)(jian)；而且功能高級完整的(de)(de)(de)(de)電(dian)(dian)子(zi)(zi)(zi)(zi)郵(you)(you)(you)件(jian)(jian)(jian)系(xi)(xi)(xi)統(tong)(tong)(tong)(tong)(tong)(tong)一(yi)(yi)般都(dou)具備(bei)新(xin)郵(you)(you)(you)件(jian)(jian)(jian)到達(da)提示(shi)功能。因(yin)此(ci)，辦(ban)公(gong)自(zi)(zi)動(dong)化(hua)應(ying)用(yong)系(xi)(xi)(xi)統(tong)(tong)(tong)(tong)(tong)(tong)可以(yi)(yi)利用(yong)電(dian)(dian)子(zi)(zi)(zi)(zi)郵(you)(you)(you)件(jian)(jian)(jian)系(xi)(xi)(xi)統(tong)(tong)(tong)(tong)(tong)(tong)的(de)(de)(de)(de)特點將(jiang)每(mei)一(yi)(yi)項需(xu)要(yao)(yao)工(gong)(gong)作(zuo)人員(yuan)處理的(de)(de)(de)(de)信(xin)(xin)(xin)(xin)(xin)息(xi)或通(tong)(tong)(tong)知(zhi)，制(zhi)成電(dian)(dian)子(zi)(zi)(zi)(zi)郵(you)(you)(you)件(jian)(jian)(jian)，直(zhi)接(jie)投(tou)遞(di)到工(gong)(gong)作(zuo)人員(yuan)的(de)(de)(de)(de)電(dian)(dian)子(zi)(zi)(zi)(zi)郵(you)(you)(you)件(jian)(jian)(jian)信(xin)(xin)(xin)(xin)(xin)箱(xiang)。工(gong)(gong)作(zuo)人員(yuan)通(tong)(tong)(tong)過(guo)(guo)(guo)電(dian)(dian)子(zi)(zi)(zi)(zi)郵(you)(you)(you)件(jian)(jian)(jian)信(xin)(xin)(xin)(xin)(xin)箱(xiang)的(de)(de)(de)(de)聲(sheng)光提示(shi)信(xin)(xin)(xin)(xin)(xin)息(xi)（甚至可以(yi)(yi)通(tong)(tong)(tong)過(guo)(guo)(guo)電(dian)(dian)子(zi)(zi)(zi)(zi)郵(you)(you)(you)件(jian)(jian)(jian)系(xi)(xi)(xi)統(tong)(tong)(tong)(tong)(tong)(tong)和(he)無線尋呼系(xi)(xi)(xi)統(tong)(tong)(tong)(tong)(tong)(tong)的(de)(de)(de)(de)連接(jie)，用(yong)戶(hu)(hu)通(tong)(tong)(tong)過(guo)(guo)(guo)BP機的(de)(de)(de)(de)尋呼信(xin)(xin)(xin)(xin)(xin)號獲得(de)電(dian)(dian)子(zi)(zi)(zi)(zi)郵(you)(you)(you)件(jian)(jian)(jian)的(de)(de)(de)(de)到達(da)通(tong)(tong)(tong)知(zhi)和(he)摘(zhai)要(yao)(yao)信(xin)(xin)(xin)(xin)(xin)息(xi)），可以(yi)(yi)及時打開(kai)自(zi)(zi)己的(de)(de)(de)(de)電(dian)(dian)子(zi)(zi)(zi)(zi)郵(you)(you)(you)件(jian)(jian)(jian)信(xin)(xin)(xin)(xin)(xin)箱(xiang)，閱讀(du)有(you)關(guan)(guan)郵(you)(you)(you)件(jian)(jian)(jian)，并通(tong)(tong)(tong)過(guo)(guo)(guo)該郵(you)(you)(you)件(jian)(jian)(jian)的(de)(de)(de)(de)指(zhi)(zhi)示(shi)（鏈接(jie)指(zhi)(zhi)針(zhen)、URL等(deng)(deng)）自(zi)(zi)動(dong)打開(kai)相關(guan)(guan)的(de)(de)(de)(de)辦(ban)公(gong)自(zi)(zi)動(dong)化(hua)應(ying)用(yong)系(xi)(xi)(xi)統(tong)(tong)(tong)(tong)(tong)(tong)，進(jin)行下一(yi)(yi)步的(de)(de)(de)(de)工(gong)(gong)作(zuo)。在(zai)一(yi)(yi)個辦(ban)公(gong)自(zi)(zi)動(dong)化(hua)系(xi)(xi)(xi)統(tong)(tong)(tong)(tong)(tong)(tong)中，針(zhen)對(dui)不(bu)同(tong)(tong)的(de)(de)(de)(de)業務(wu)需(xu)求，通(tong)(tong)(tong)常包(bao)含了多(duo)個應(ying)用(yong)子(zi)(zi)(zi)(zi)系(xi)(xi)(xi)統(tong)(tong)(tong)(tong)(tong)(tong)，如(ru)發文(wen)、收文(wen)、信(xin)(xin)(xin)(xin)(xin)息(xi)服務(wu)、檔案管理、活動(dong)安排、會議管理等(deng)(deng)等(deng)(deng)，可以(yi)(yi)將(jiang)電(dian)(dian)子(zi)(zi)(zi)(zi)郵(you)(you)(you)件(jian)(jian)(jian)信(xin)(xin)(xin)(xin)(xin)箱(xiang)作(zuo)為(wei)所(suo)有(you)這些(xie)辦(ban)公(gong)應(ying)用(yong)子(zi)(zi)(zi)(zi)系(xi)(xi)(xi)統(tong)(tong)(tong)(tong)(tong)(tong)的(de)(de)(de)(de)統(tong)(tong)(tong)(tong)(tong)(tong)一(yi)(yi)“門(men)戶(hu)(hu)”，每(mei)一(yi)(yi)個用(yong)戶(hu)(hu)通(tong)(tong)(tong)過(guo)(guo)(guo)關(guan)(guan)注(zhu)自(zi)(zi)己的(de)(de)(de)(de)電(dian)(dian)子(zi)(zi)(zi)(zi)郵(you)(you)(you)件(jian)(jian)(jian)信(xin)(xin)(xin)(xin)(xin)箱(xiang)就(jiu)可以(yi)(yi)了解到需(xu)要(yao)(yao)處理的(de)(de)(de)(de)工(gong)(gong)作(zuo)，而不(bu)必經常性地(di)來回(hui)檢查不(bu)同(tong)(tong)的(de)(de)(de)(de)應(ying)用(yong)系(xi)(xi)(xi)統(tong)(tong)(tong)(tong)(tong)(tong)，看看哪(na)些(xie)是需(xu)要(yao)(yao)處理的(de)(de)(de)(de)工(gong)(gong)作(zuo)（在(zai)這種情況下，如(ru)果由(you)于某(mou)(mou)種人為(wei)原(yuan)因(yin)，沒有(you)及時查閱某(mou)(mou)個應(ying)用(yong)系(xi)(xi)(xi)統(tong)(tong)(tong)(tong)(tong)(tong)，就(jiu)可能造(zao)成工(gong)(gong)作(zuo)的(de)(de)(de)(de)延誤）。辦(ban)公(gong)自(zi)(zi)動(dong)化(hua)應(ying)用(yong)系(xi)(xi)(xi)統(tong)(tong)(tong)(tong)(tong)(tong)以(yi)(yi)電(dian)(dian)子(zi)(zi)(zi)(zi)郵(you)(you)(you)件(jian)(jian)(jian)作(zuo)為(wei)統(tong)(tong)(tong)(tong)(tong)(tong)一(yi)(yi)入口的(de)(de)(de)(de)設計思想，可以(yi)(yi)大(da)大(da)提高系(xi)(xi)(xi)統(tong)(tong)(tong)(tong)(tong)(tong)的(de)(de)(de)(de)用(yong)戶(hu)(hu)的(de)(de)(de)(de)友好性和(he)易用(yong)性，減(jian)少培(pei)訓的(de)(de)(de)(de)工(gong)(gong)作(zuo)量。
二、辦公自動化系統處理的信息內容包括了大量的復合文檔型的數據。
復合文檔型數據不同于傳統數據類型。所謂的傳統的數據類型是指數值型、正文型數據。用傳統數據類型在表達信息時要求信息具有嚴格的長度和格式（即所謂“結構化數據”），在處理信息時以關系運算和數學運算為特色。辦公自動化所處理的信息的一部分符合傳統數據類型的特點。但是，必須指出的是，辦公自動化對信息的表達與處理方式的要求，是不同于傳統數據類型的。辦公自動化所處理信息的載體大多是以文件、報表、信函、傳真等形式出現，因此辦公自動化系統是典型的文檔處理系統。在這樣的文檔處理系統中，要處理的信息除包括傳統數據類型外，更多的是以各種格式化數據（如經過排版的文字）混合存在的形式出現的，如在行文中包含文字、圖形、表格，分成各種段落等等，很難將這些數據信息限定長度和格式（如果是那樣的話必然是以降低系統的功能為代價）；而且隨著辦公需求的進一步發展，多媒體信息（對象）也逐漸成為越來越重要的辦公數據信息；同時辦公自動化系統作為機關核心應用系統，必然需要和機關工作人員日常使用的桌面應用系統如Ms
Office以及機關其他業務信息系統（如MIS與數據挖掘系統）、Web資源等等緊密集成，也就是說辦公自動化系統所處理的信息還包含了各種各樣的數據對象（如Word文件、1-2-3工作表等等）。這些區別于傳統數據類型的信息，如果用一個概念來統一表示，就是“非結構化數據”、“復合文檔數據”或“對象數據”。對“復合文檔數據”或“對象數據”的表示和存儲管理是數據庫技術領域的新領域。一般認為，關系數據庫系統（如Oracle、DB/2、SQLServer、Foxpro等）適合傳統數據類型（結構化信息）的表示和存儲，但是對復合文檔數據的處理就有“削足適履”之感，并非能夠完全表達信息和存儲效率最高。因此，“文檔數據庫”或“對象存儲”的概念就被引入數據庫領域，其目標就是針對新出現的需求，高效率地表達和存儲管理“復合文檔數據”。更重要的是，用戶在使用辦公自動化系統（或文檔處理系統）時，對信息的處理方式是不同于他們在使用主要是處理傳統數據類型的應用系統時的。例如，用戶在使用辦公自動化系統時對信息的查詢方式，除了像在使用傳統數據類型系統時輸入一些選擇條件如范圍、大小等等從而獲得查詢結果外，還需要有“全文檢索”的查詢方式，因為用戶往往很難明確給出對文檔（特別是文檔內容）的查詢條件，只能是以可能出現在文檔中“詞匯”作為查詢條件，這就需要數據庫系統提供對所有存儲信息的全文檢索引擎。此外，這些不同的信息處理方式還包括信息錄入、輸出的方式等等，如電子郵件、掃描儀、傳真等均是系統輸入輸出的重要方式。當然，傳統數據的存儲和處理也是辦公自動化系統經常不可或缺的。雖然文檔數據庫一般都包含了對傳統數據類型的存儲、處理運算能力，但是大量、高強度的數據統計和運算、分析能力往往是其不足之處。因此，必須針對辦公自動化的具體需求，必要時需要集成關系數據庫，充分發揮各自的長處，提供最終用戶完整高效的數據存儲和處理能力。
辦(ban)公自動(dong)化(hua)系(xi)統由于其對復合文檔(dang)數據(ju)(ju)的(de)處理要求，必須以文檔(dang)數據(ju)(ju)庫為(wei)核心建立，同時(shi)(shi)選擇性地結合關系(xi)數據(ju)(ju)庫。從信(xin)(xin)息(xi)技(ji)(ji)術的(de)角度出(chu)發，數據(ju)(ju)庫技(ji)(ji)術代(dai)表了“拉”技(ji)(ji)術，即信(xin)(xin)息(xi)共(gong)享技(ji)(ji)術。信(xin)(xin)息(xi)被集中存儲(chu)管理，當(dang)用戶需要信(xin)(xin)息(xi)時(shi)(shi)，主動(dong)地將數據(ju)(ju)庫中的(de)信(xin)(xin)息(xi)“拉”到自己的(de)工作(zuo)站上進(jin)行處理。 |
