機(ji)(ji)(ji)關(guan)辦(ban)(ban)公(gong)(gong)(gong)(gong)自(zi)動(dong)化(hua)(hua)系(xi)(xi)統(tong)(tong)(tong)(tong)是(shi)實現(xian)機(ji)(ji)(ji)關(guan)內部各級(ji)部門(men)之間以及機(ji)(ji)(ji)關(guan)內外部之間辦(ban)(ban)公(gong)(gong)(gong)(gong)信(xin)(xin)息(xi)的(de)(de)(de)(de)(de)收集與(yu)處理(li)、流動(dong)與(yu)共享、實現(xian)科學決(jue)策(ce)的(de)(de)(de)(de)(de)具(ju)有戰略意義的(de)(de)(de)(de)(de)信(xin)(xin)息(xi)系(xi)(xi)統(tong)(tong)(tong)(tong)。它的(de)(de)(de)(de)(de)總體目標(biao)是(shi)：“以先進成(cheng)熟的(de)(de)(de)(de)(de)計算機(ji)(ji)(ji)和(he)通信(xin)(xin)技(ji)術(shu)為主要(yao)(yao)手段，建(jian)成(cheng)一(yi)個(ge)覆蓋政
府(fu)辦(ban)(ban)公(gong)(gong)(gong)(gong)部門(men)的(de)(de)(de)(de)(de)辦(ban)(ban)公(gong)(gong)(gong)(gong)信(xin)(xin)息(xi)系(xi)(xi)統(tong)(tong)(tong)(tong)，提供政府(fu)與(yu)其他專用(yong)計算機(ji)(ji)(ji)網(wang)絡之間的(de)(de)(de)(de)(de)信(xin)(xin)息(xi)交換，
建(jian)立高(gao)(gao)質(zhi)量、高(gao)(gao)效率的(de)(de)(de)(de)(de)政府(fu)信(xin)(xin)息(xi)網(wang)絡，為領導決(jue)策(ce)和(he)機(ji)(ji)(ji)關(guan)辦(ban)(ban)公(gong)(gong)(gong)(gong)提供服(fu)務，實現(xian)機(ji)(ji)(ji)關(guan)辦(ban)(ban)公(gong)(gong)(gong)(gong)現(xian)代化(hua)(hua)、信(xin)(xin)息(xi)資源(yuan)化(hua)(hua)、傳(chuan)輸網(wang)絡化(hua)(hua)和(he)決(jue)策(ce)科學化(hua)(hua)。”
因此，如何選擇一(yi)個(ge)合適的(de)(de)(de)(de)(de)應(ying)(ying)用(yong)系(xi)(xi)統(tong)(tong)(tong)(tong)平臺，在其上建(jian)立適應(ying)(ying)辦(ban)(ban)公(gong)(gong)(gong)(gong)自(zi)動(dong)化(hua)(hua)需求(qiu)的(de)(de)(de)(de)(de)功(gong)能強(qiang)大的(de)(de)(de)(de)(de)、方便管理(li)的(de)(de)(de)(de)(de)、界面友好的(de)(de)(de)(de)(de)各種應(ying)(ying)用(yong)，是(shi)政府(fu)機(ji)(ji)(ji)關(guan)辦(ban)(ban)公(gong)(gong)(gong)(gong)信(xin)(xin)息(xi)系(xi)(xi)統(tong)(tong)(tong)(tong)成(cheng)功(gong)的(de)(de)(de)(de)(de)關(guan)鍵。基于(yu)對機(ji)(ji)(ji)關(guan)用(yong)戶需求(qiu)的(de)(de)(de)(de)(de)認識，以及在這一(yi)領域的(de)(de)(de)(de)(de)成(cheng)功(gong)經(jing)驗(yan)，我們建(jian)議采用(yong)Lotus公(gong)(gong)(gong)(gong)司著名的(de)(de)(de)(de)(de)郵件(jian)、群件(jian)與(yu)Web應(ying)(ying)用(yong)開發平臺產品Notes/Domino作為辦(ban)(ban)公(gong)(gong)(gong)(gong)系(xi)(xi)統(tong)(tong)(tong)(tong)的(de)(de)(de)(de)(de)基本軟件(jian)平臺，結(jie)合必要(yao)(yao)的(de)(de)(de)(de)(de)相關(guan)系(xi)(xi)統(tong)(tong)(tong)(tong)、產品與(yu)工具(ju)，構筑機(ji)(ji)(ji)關(guan)辦(ban)(ban)公(gong)(gong)(gong)(gong)自(zi)動(dong)化(hua)(hua)系(xi)(xi)統(tong)(tong)(tong)(tong)(信(xin)(xin)息(xi)化(hua)(hua)管理(li)系(xi)(xi)統(tong)(tong)(tong)(tong))。
辦公自動化系統功能需求分析
盡(jin)管(guan)(guan)各(ge)個機關單位的(de)(de)(de)業務(wu)(wu)和(he)職(zhi)能(neng)(neng)各(ge)不(bu)相同(tong)，因此對(dui)(dui)于(yu)辦(ban)公(gong)(gong)自動(dong)化(hua)系(xi)統(tong)(tong)的(de)(de)(de)需求也存(cun)在差異。但(dan)是一(yi)般而言(yan)，機關辦(ban)公(gong)(gong)自動(dong)化(hua)系(xi)統(tong)(tong)均以公(gong)(gong)文(wen)處理(li)和(he)機關事(shi)務(wu)(wu)管(guan)(guan)理(li)為核心(xin)，同(tong)時(shi)提(ti)供信(xin)(xin)息通訊與(yu)服務(wu)(wu)等重要功能(neng)(neng)，因此，典型的(de)(de)(de)辦(ban)公(gong)(gong)自動(dong)化(hua)應用(yong)(yong)包括收(shou)發(fa)(fa)文(wen)審批簽(qian)發(fa)(fa)管(guan)(guan)理(li)、公(gong)(gong)文(wen)流轉傳遞、政務(wu)(wu)信(xin)(xin)息采集與(yu)發(fa)(fa)布、內部(bu)請(qing)示報(bao)告(gao)管(guan)(guan)理(li)、檔案管(guan)(guan)理(li)、會議管(guan)(guan)理(li)、領導(dao)活動(dong)管(guan)(guan)理(li)、政策法(fa)規庫、內部(bu)論(lun)壇等等應用(yong)(yong)。如果我(wo)們從系(xi)統(tong)(tong)功能(neng)(neng)角度(du)對(dui)(dui)上述辦(ban)公(gong)(gong)自動(dong)化(hua)應用(yong)(yong)做(zuo)一(yi)粗淺的(de)(de)(de)分析(xi)，就會發(fa)(fa)現辦(ban)公(gong)(gong)自動(dong)化(hua)應用(yong)(yong)需求以及辦(ban)公(gong)(gong)人員對(dui)(dui)信(xin)(xin)息處理(li)的(de)(de)(de)操作方式方面有著以下共同(tong)特點，這些功能(neng)(neng)需求是我(wo)們選擇辦(ban)公(gong)(gong)自動(dong)化(hua)應用(yong)(yong)系(xi)統(tong)(tong)的(de)(de)(de)開發(fa)(fa)與(yu)使用(yong)(yong)平臺(tai)時(shi)必須(xu)考慮的(de)(de)(de)判(pan)斷依據(ju)：
提供電子郵件功能是辦公自動化系統的基本需求
信息是辦公自動化、決策科學化的基礎。電子郵件系統（以及更加廣泛意義上的報文傳遞系統）作為信息傳遞與共享的工具和手段，滿足辦公自動化系統最基本的通信需求。換言之，電子郵件系統作為辦公自動化的通信基礎設施，主要提供了辦公自動化系統“兩方面的功能：
１）直接作為一種應用提供人與人之間通信的手段，適應隨時需要的電子化通信要求。
２）為各種應用提供通用的通信平臺，靈活適應不同應用系統對通信平臺的要求。”
在上述兩種辦公自動化的基本通信需求中，前一種往往代表的是一種不規律的、隨意性很大的通信需求，比如工作人員之間互相發送電子郵件，傳送對方某種信息，或者是向工作人員臨時發出一項通知等等，所傳遞的信息內容和傳遞的時間往往是無規則的。而后一種需求的特點則是比較具有規律性的，兩個應用系統之間按照某種條件傳遞符合某種規范的信息內容。在辦公自動化系統的建構和實際使用中，這兩種需求是同樣重要和必須的。從信息技術的角度出發，電子郵件功能是一種“推”技術，即發送方（人或應用）將信息通過存儲轉發技術推給接收方（人或應用）。
從(cong)用(yong)(yong)(yong)戶使用(yong)(yong)(yong)習慣出發，電(dian)(dian)(dian)(dian)子(zi)郵(you)(you)件(jian)(jian)(jian)功(gong)(gong)能(neng)是辦(ban)公自(zi)動(dong)(dong)(dong)化(hua)系(xi)(xi)(xi)統(tong)(tong)(tong)(tong)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)“門戶”。因(yin)為(wei)工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)人員(yuan)很容易(yi)(yi)養成(cheng)一(yi)(yi)(yi)種(zhong)(zhong)工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)習慣，每日(ri)查看(kan)(kan)自(zi)己(ji)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)電(dian)(dian)(dian)(dian)子(zi)郵(you)(you)件(jian)(jian)(jian)信(xin)(xin)(xin)箱，閱讀處理(li)有(you)關(guan)(guan)信(xin)(xin)(xin)件(jian)(jian)(jian)；而且功(gong)(gong)能(neng)高級(ji)完整(zheng)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)電(dian)(dian)(dian)(dian)子(zi)郵(you)(you)件(jian)(jian)(jian)系(xi)(xi)(xi)統(tong)(tong)(tong)(tong)一(yi)(yi)(yi)般都具備新郵(you)(you)件(jian)(jian)(jian)到(dao)(dao)達提示功(gong)(gong)能(neng)。因(yin)此，辦(ban)公自(zi)動(dong)(dong)(dong)化(hua)應(ying)(ying)用(yong)(yong)(yong)系(xi)(xi)(xi)統(tong)(tong)(tong)(tong)可(ke)(ke)以(yi)(yi)利用(yong)(yong)(yong)電(dian)(dian)(dian)(dian)子(zi)郵(you)(you)件(jian)(jian)(jian)系(xi)(xi)(xi)統(tong)(tong)(tong)(tong)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)特點將(jiang)每一(yi)(yi)(yi)項需(xu)要(yao)工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)人員(yuan)處理(li)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)信(xin)(xin)(xin)息(xi)(xi)(xi)或通(tong)(tong)知，制成(cheng)電(dian)(dian)(dian)(dian)子(zi)郵(you)(you)件(jian)(jian)(jian)，直接投(tou)遞到(dao)(dao)工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)人員(yuan)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)電(dian)(dian)(dian)(dian)子(zi)郵(you)(you)件(jian)(jian)(jian)信(xin)(xin)(xin)箱。工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)人員(yuan)通(tong)(tong)過(guo)電(dian)(dian)(dian)(dian)子(zi)郵(you)(you)件(jian)(jian)(jian)信(xin)(xin)(xin)箱的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)聲(sheng)光(guang)提示信(xin)(xin)(xin)息(xi)(xi)(xi)（甚至可(ke)(ke)以(yi)(yi)通(tong)(tong)過(guo)電(dian)(dian)(dian)(dian)子(zi)郵(you)(you)件(jian)(jian)(jian)系(xi)(xi)(xi)統(tong)(tong)(tong)(tong)和(he)(he)(he)無線尋(xun)(xun)呼系(xi)(xi)(xi)統(tong)(tong)(tong)(tong)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)連接，用(yong)(yong)(yong)戶通(tong)(tong)過(guo)BP機的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)尋(xun)(xun)呼信(xin)(xin)(xin)號獲得電(dian)(dian)(dian)(dian)子(zi)郵(you)(you)件(jian)(jian)(jian)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)到(dao)(dao)達通(tong)(tong)知和(he)(he)(he)摘要(yao)信(xin)(xin)(xin)息(xi)(xi)(xi)），可(ke)(ke)以(yi)(yi)及(ji)時打開(kai)自(zi)己(ji)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)電(dian)(dian)(dian)(dian)子(zi)郵(you)(you)件(jian)(jian)(jian)信(xin)(xin)(xin)箱，閱讀有(you)關(guan)(guan)郵(you)(you)件(jian)(jian)(jian)，并通(tong)(tong)過(guo)該郵(you)(you)件(jian)(jian)(jian)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)指示（鏈(lian)接指針、URL等(deng)）自(zi)動(dong)(dong)(dong)打開(kai)相關(guan)(guan)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)辦(ban)公自(zi)動(dong)(dong)(dong)化(hua)應(ying)(ying)用(yong)(yong)(yong)系(xi)(xi)(xi)統(tong)(tong)(tong)(tong)，進(jin)行下一(yi)(yi)(yi)步的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)。在(zai)一(yi)(yi)(yi)個(ge)辦(ban)公自(zi)動(dong)(dong)(dong)化(hua)系(xi)(xi)(xi)統(tong)(tong)(tong)(tong)中，針對(dui)不同(tong)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)業務需(xu)求(qiu)，通(tong)(tong)常包含了(le)多(duo)個(ge)應(ying)(ying)用(yong)(yong)(yong)子(zi)系(xi)(xi)(xi)統(tong)(tong)(tong)(tong)，如發文(wen)、收文(wen)、信(xin)(xin)(xin)息(xi)(xi)(xi)服(fu)務、檔案管理(li)、活動(dong)(dong)(dong)安排、會議管理(li)等(deng)等(deng)，可(ke)(ke)以(yi)(yi)將(jiang)電(dian)(dian)(dian)(dian)子(zi)郵(you)(you)件(jian)(jian)(jian)信(xin)(xin)(xin)箱作(zuo)(zuo)(zuo)為(wei)所有(you)這些辦(ban)公應(ying)(ying)用(yong)(yong)(yong)子(zi)系(xi)(xi)(xi)統(tong)(tong)(tong)(tong)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)統(tong)(tong)(tong)(tong)一(yi)(yi)(yi)“門戶”，每一(yi)(yi)(yi)個(ge)用(yong)(yong)(yong)戶通(tong)(tong)過(guo)關(guan)(guan)注自(zi)己(ji)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)電(dian)(dian)(dian)(dian)子(zi)郵(you)(you)件(jian)(jian)(jian)信(xin)(xin)(xin)箱就可(ke)(ke)以(yi)(yi)了(le)解到(dao)(dao)需(xu)要(yao)處理(li)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)，而不必(bi)經常性(xing)地(di)來回(hui)檢查不同(tong)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)應(ying)(ying)用(yong)(yong)(yong)系(xi)(xi)(xi)統(tong)(tong)(tong)(tong)，看(kan)(kan)看(kan)(kan)哪些是需(xu)要(yao)處理(li)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)（在(zai)這種(zhong)(zhong)情況(kuang)下，如果由于某(mou)種(zhong)(zhong)人為(wei)原因(yin)，沒有(you)及(ji)時查閱某(mou)個(ge)應(ying)(ying)用(yong)(yong)(yong)系(xi)(xi)(xi)統(tong)(tong)(tong)(tong)，就可(ke)(ke)能(neng)造成(cheng)工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)延誤(wu)）。辦(ban)公自(zi)動(dong)(dong)(dong)化(hua)應(ying)(ying)用(yong)(yong)(yong)系(xi)(xi)(xi)統(tong)(tong)(tong)(tong)以(yi)(yi)電(dian)(dian)(dian)(dian)子(zi)郵(you)(you)件(jian)(jian)(jian)作(zuo)(zuo)(zuo)為(wei)統(tong)(tong)(tong)(tong)一(yi)(yi)(yi)入口(kou)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)設計思想，可(ke)(ke)以(yi)(yi)大(da)大(da)提高系(xi)(xi)(xi)統(tong)(tong)(tong)(tong)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)用(yong)(yong)(yong)戶的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)友(you)好(hao)性(xing)和(he)(he)(he)易(yi)(yi)用(yong)(yong)(yong)性(xing)，減少培訓的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)量(liang)。
二、辦公自動化系統處理的信息內容包括了大量的復合文檔型的數據。
復合文檔型數據不同于傳統數據類型。所謂的傳統的數據類型是指數值型、正文型數據。用傳統數據類型在表達信息時要求信息具有嚴格的長度和格式（即所謂“結構化數據”），在處理信息時以關系運算和數學運算為特色。辦公自動化所處理的信息的一部分符合傳統數據類型的特點。但是，必須指出的是，辦公自動化對信息的表達與處理方式的要求，是不同于傳統數據類型的。辦公自動化所處理信息的載體大多是以文件、報表、信函、傳真等形式出現，因此辦公自動化系統是典型的文檔處理系統。在這樣的文檔處理系統中，要處理的信息除包括傳統數據類型外，更多的是以各種格式化數據（如經過排版的文字）混合存在的形式出現的，如在行文中包含文字、圖形、表格，分成各種段落等等，很難將這些數據信息限定長度和格式（如果是那樣的話必然是以降低系統的功能為代價）；而且隨著辦公需求的進一步發展，多媒體信息（對象）也逐漸成為越來越重要的辦公數據信息；同時辦公自動化系統作為機關核心應用系統，必然需要和機關工作人員日常使用的桌面應用系統如Ms
Office以及機關其他業務信息系統（如MIS與數據挖掘系統）、Web資源等等緊密集成，也就是說辦公自動化系統所處理的信息還包含了各種各樣的數據對象（如Word文件、1-2-3工作表等等）。這些區別于傳統數據類型的信息，如果用一個概念來統一表示，就是“非結構化數據”、“復合文檔數據”或“對象數據”。對“復合文檔數據”或“對象數據”的表示和存儲管理是數據庫技術領域的新領域。一般認為，關系數據庫系統（如Oracle、DB/2、SQLServer、Foxpro等）適合傳統數據類型（結構化信息）的表示和存儲，但是對復合文檔數據的處理就有“削足適履”之感，并非能夠完全表達信息和存儲效率最高。因此，“文檔數據庫”或“對象存儲”的概念就被引入數據庫領域，其目標就是針對新出現的需求，高效率地表達和存儲管理“復合文檔數據”。更重要的是，用戶在使用辦公自動化系統（或文檔處理系統）時，對信息的處理方式是不同于他們在使用主要是處理傳統數據類型的應用系統時的。例如，用戶在使用辦公自動化系統時對信息的查詢方式，除了像在使用傳統數據類型系統時輸入一些選擇條件如范圍、大小等等從而獲得查詢結果外，還需要有“全文檢索”的查詢方式，因為用戶往往很難明確給出對文檔（特別是文檔內容）的查詢條件，只能是以可能出現在文檔中“詞匯”作為查詢條件，這就需要數據庫系統提供對所有存儲信息的全文檢索引擎。此外，這些不同的信息處理方式還包括信息錄入、輸出的方式等等，如電子郵件、掃描儀、傳真等均是系統輸入輸出的重要方式。當然，傳統數據的存儲和處理也是辦公自動化系統經常不可或缺的。雖然文檔數據庫一般都包含了對傳統數據類型的存儲、處理運算能力，但是大量、高強度的數據統計和運算、分析能力往往是其不足之處。因此，必須針對辦公自動化的具體需求，必要時需要集成關系數據庫，充分發揮各自的長處，提供最終用戶完整高效的數據存儲和處理能力。
辦公自動化(hua)系統由(you)于其對(dui)復合文(wen)檔數據(ju)(ju)的(de)處理(li)要(yao)求，必須以文(wen)檔數據(ju)(ju)庫為(wei)核(he)心建立，同(tong)時(shi)選擇性(xing)地結(jie)合關系數據(ju)(ju)庫。從(cong)信(xin)息(xi)技(ji)術(shu)的(de)角度出發，數據(ju)(ju)庫技(ji)術(shu)代表了(le)“拉(la)”技(ji)術(shu)，即信(xin)息(xi)共享技(ji)術(shu)。信(xin)息(xi)被集中存儲管理(li)，當用戶需要(yao)信(xin)息(xi)時(shi)，主動地將數據(ju)(ju)庫中的(de)信(xin)息(xi)“拉(la)”到自己的(de)工作站上進行處理(li)。 |
