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OA知識庫
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協同辦公從現在開始 |
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"非典”疫情，已經使我們習慣了SOHO一族的生活。然而盡管SOHO遠離了“非典”，也處理了簡單的日常事物工作，但遠不及在辦公室的工作效率高，或許，我們現在需要的是更為簡便、快捷的協同辦公系統來協助我們。 目前，在政府上網、電子政務等國家重大工程的推動下，國內大多數企業都已經建立了各種各樣的辦公系統，但從應用現狀以及需求來看，傳統OA產品由于其自身的缺陷，將不可避免地導致一些問題的發生，記者在采訪時發現，主要表現為以下三個方面： 信息孤島 辦公系統的分散開發和引入，使信息被封存在不同的應用平臺和數據庫中，定義和采集相互獨立，從而形成了許多信息孤島，大量有用的信息分散在各個“死角”，不能被有效地利用和共享。而建立一個高效的辦公自動化環境的首要條件就是保證信息的暢通無阻和高效利用。 應用孤島 傳統OA系統難以與企業其它業務系統緊密集成，使得企業內部各業務系統相互獨立、數據不一致，信息共享程度不高、管理分散，工具落后、管理維護工作量大，各部門各系統往往形成一個個“應用孤島”，企業需要花大量的人力、物力在不同的應用系統之間切換，以獲取相應的信息進行分析，造成資源浪費和重復勞動，企業的運作效率大大下降。 資源孤島 企業內部各部門之間的協同，以及企業內部與外部資源（包括客戶和合作伙伴）之間的協同，在這個新信息時代越發凸現其重要性。企業必須建立一個動態的、可控的、統一的、全面集成和協作化的信息應用環境，從而使得企業內部資源（管理者、員工）和外部資源（客戶和伙伴）能夠在一個統一的平臺上高度共享信息、協同完成各種復雜的業務處理、形成知識積累的科學體系、共同面對市場環境的變化。而傳統的OA系統由于其體系架構相對陳舊，無法很好地建立起這樣一個協同運作的環境。 因此，傳統OA已經不能完全滿足企業日益增長的需求，企業迫切需要一個可以實現整合內外資源的高效的信息系統，從而提升其管理水平。 協同（Collaboration）是上個世紀90年代末期興起的管理思想。談到協同，我們自然會想起團結的力量，就像Linux開發本身就是一種典型的協同開發模式一樣，真正的協同應該能夠產生巨大的效應。 我們在處理各種辦公事務的時候，經常會用到四個方面的軟件——名片、日程、文檔、通信。任何一件事情都會涉及到以上兩個甚至兩個以上的應用模塊。在這四個看似簡單的應用里面，它們互相之間會涉及到頻繁應用操作的相互整合，也涉及到各種用戶數據互相之間的關聯和一致性的處理。同樣，我們還會涉及到用戶跟用戶之間，即人員之間的一種協作和數據的交換。由此得知，辦公事務的處理，其實更需要一個協同的過程。 很多資料表明，在普通的商業通信里面，用的最多的還是郵件系統。但這僅僅是協同的一個組成部分。泛微工程師陳先生在接受記者采訪時強調，真正的協同OA軟件應該能夠突破傳統OA，它不僅有效地解決傳統OA在企業管理上的難題，更以高度的協同性、集成性、可擴展性、可定制性滿足企業全方位的辦公管理需求。具體地說，它至少應該具有以下幾個特點： 協同性 基于企業先進管理理念的協同CA系統實現了真正意義上的“協同性”，它將企業內部和外部的資源全部整合在統一的平臺上進行管理，并提供單一的訪問入口：以先進和開放的平臺體系融合企業各種應用；以信息門戶提供統一和個性化的訪問入口；以工作流程打通企業運作各個環節，使資金流、物流和知識信息流無阻礙地流通。 協同OA軟件所要達到的目的就是不僅實現企業內部各組織、各部門、各人員的協同，還將企業外部的客戶和合作伙伴納入管理平臺，創建一個緊密結合、共同運作、動態調整的大協同環境體系。 知識性 知識的積累、共享和創新是企業得以生存和持續發展的第一動力。協同OA軟件不僅是企業電子化運作的工具，還為企業搭建一個高效的知識管理平臺，利用各種IT工具有效地管理、存儲和分析企業各種結構化和非結構化的知識信息，并及時地把這些知識信息及時傳遞給需要的人，從而創建一個知識化的組織體系。 應用深化 協同OA軟件系統所完成的不僅僅是簡單的文檔處理和公文流轉，而是企業全面信息體系的前臺構件，它一方面可以完成與企業后臺構件（如ERP）的數據和應用整合，另一方面可以外延擴展其功能應用，完成ORM、HR、資產管理等功能，搭建適合企業應用的電子商務環境，并可根據企業的實際需求擴展應用。 可定制性 企業的組織結構、人力資源構成、工作流模式會隨著企業內部和外部環境的變化而變化，而協同OA系統具有良好的可擴展性和強大的自定義功能，以適應組織結構和業務流程調整的需要，而無需進行最底層的開發，大大提高了系統的靈活性和適用性。 個性化 協同OA軟件的用戶所獲得的信息和應用不應再是千人一面。通過協同辦公的企業信息門戶，將企業的所有應用和數據集成到一個信息管理平臺之上，并以統一的界面提供給用戶，使企業可以快速地建立個性化應用。它向分布各處的用戶提供商業信息，幫助用戶管理、組織和查詢與企業和部門相關的信息。內部和外部用戶只需要使用瀏覽器就可以得到自己需要的數據、分析報表及業務決策支持信息。企業信息門戶突破“信息海洋”造成的工作效率低下的情況，并以友好、快捷的方式提供給訪問者最感興趣和最相關的信息。 |