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    雖然實(shi)施辦公自動化(hua)（Office Automation，OA）不(bu)像實(shi)施ERP那么艱難復雜，但企業OA的應(ying)用效(xiao)(xiao)果并不(bu)比ERP好。我們認為，要(yao)順利地實(shi)施OA并獲(huo)得效(xiao)(xiao)率和效(xiao)(xiao)益，必須充分認識企業OA的應(ying)用屬性，注(zhu)重關鍵要(yao)素，抓(zhua)住數據這個核(he)心，分步推進(jin)應(ying)用，扎扎實(shi)實(shi)走好OA路。

一、充分認識應(ying)用屬(shu)性(xing)

    OA來自(zi)國外(wai)，雖在我(wo)國落(luo)戶多(duo)年(nian)，仍然水土不服。與政府和其(qi)他OA相比，企(qi)業OA在應用屬性如不確(que)定性、集成性和靈活(huo)性等方面表現得更加突出，必須(xu)對此有充分的認識。

1.不確定性

    OA是企(qi)(qi)(qi)(qi)業(ye)(ye)(ye)信(xin)息化(hua)大(da)(da)系統的(de)(de)(de)(de)(de)子系統，必然(ran)繼承其“父(fu)輩(bei)”所具有(you)的(de)(de)(de)(de)(de)不(bu)確(que)定性(xing)(xing)。首先，因為現(xian)在(zai)企(qi)(qi)(qi)(qi)業(ye)(ye)(ye)外(wai)部(bu)環(huan)境(jing)的(de)(de)(de)(de)(de)變化(hua)頻率明顯(xian)加(jia)快，顧客需求多(duo)樣化(hua)，市場(chang)競(jing)爭(zheng)日趨(qu)(qu)激烈；同時(shi)，企(qi)(qi)(qi)(qi)業(ye)(ye)(ye)自身(shen)的(de)(de)(de)(de)(de)發展空間也(ye)在(zai)不(bu)斷(duan)擴(kuo)大(da)(da)，需要縮短決策時(shi)間，隨時(shi)對(dui)市場(chang)做出反應(ying)。這就(jiu)要求企(qi)(qi)(qi)(qi)業(ye)(ye)(ye)管理(li)流(liu)程不(bu)斷(duan)進(jin)行優(you)化(hua)或重(zhong)組(zu)，如組(zu)織機(ji)構(gou)(gou)的(de)(de)(de)(de)(de)變革(ge)和(he)(he)人員流(liu)動(dong)等。尤其目前國(guo)企(qi)(qi)(qi)(qi)改(gai)革(ge)到了關鍵時(shi)期，許(xu)多(duo)國(guo)企(qi)(qi)(qi)(qi)面臨管理(li)體制的(de)(de)(de)(de)(de)根本變革(ge)更使企(qi)(qi)(qi)(qi)業(ye)(ye)(ye)處(chu)于(yu)大(da)(da)動(dong)蕩(dang)中。其次，OA自身(shen)技(ji)術(shu)(shu)在(zai)不(bu)斷(duan)發展和(he)(he)變化(hua)，從單(dan)純的(de)(de)(de)(de)(de)文本界面、C/S結(jie)構(gou)(gou)、B/S結(jie)構(gou)(gou)，到現(xian)在(zai)的(de)(de)(de)(de)(de)B/S三層、多(duo)層結(jie)構(gou)(gou)。就(jiu)內容而言(yan)，首先是辦(ban)公(gong)過(guo)程中普遍使用(yong)電腦和(he)(he)打印機(ji)進(jin)行文字處(chu)理(li)、表格處(chu)理(li)和(he)(he)人事財(cai)務(wu)等信(xin)息的(de)(de)(de)(de)(de)管理(li)等；再是辦(ban)公(gong)過(guo)程中網絡(luo)技(ji)術(shu)(shu)普遍應(ying)用(yong)，以數(shu)據、信(xin)息提煉和(he)(he)組(zu)織知識為主要處(chu)理(li)內容的(de)(de)(de)(de)(de)辦(ban)公(gong)自動(dong)化(hua)系統的(de)(de)(de)(de)(de)使用(yong)；現(xian)在(zai)的(de)(de)(de)(de)(de)發展趨(qu)(qu)勢是在(zai)網絡(luo)新(xin)技(ji)術(shu)(shu)支持下的(de)(de)(de)(de)(de)業(ye)(ye)(ye)務(wu)OA，并向數(shu)字化(hua)辦(ban)公(gong)轉(zhuan)變。企(qi)(qi)(qi)(qi)業(ye)(ye)(ye)內外(wai)環(huan)境(jing)的(de)(de)(de)(de)(de)變化(hua)、OA自身(shen)技(ji)術(shu)(shu)的(de)(de)(de)(de)(de)變化(hua)以及應(ying)用(yong)對(dui)象(xiang)的(de)(de)(de)(de)(de)變化(hua)，使企(qi)(qi)(qi)(qi)業(ye)(ye)(ye)OA的(de)(de)(de)(de)(de)應(ying)用(yong)具有(you)了不(bu)確(que)定性(xing)(xing)。

    啟示(shi)：不可能一套現成的(de)(de)OA套在(zai)自(zi)己(ji)企業上就天(tian)衣無縫，且效果良好。當然，即便是今天(tian)使(shi)用效果好，也不能保證(zheng)明(ming)天(tian)依然好。所(suo)以，必須以發展的(de)(de)眼光，按照(zhao)企業自(zi)身的(de)(de)需求和(he)管理(li)特(te)點選用合(he)適的(de)(de)OA系(xi)統。

2.集成性

    OA首先是一個集(ji)成平臺(tai)，這也是對OA的基本要求。包括信息集(ji)成，即對生產、管(guan)(guan)理(li)、營銷(xiao)、企業外(wai)部等(deng)(deng)信息進(jin)行集(ji)成；技術集(ji)成，關系數(shu)據庫、文檔數(shu)據庫、數(shu)據檢索(suo)、傳輸(shu)、多媒體等(deng)(deng)技術都得以體現；應用(yong)集(ji)成，除了OA本身(shen)的應用(yong)、通訊、發布、協同、公文流(liu)轉外(wai)，還(huan)需要集(ji)成財務、人力資源和(he)供銷(xiao)管(guan)(guan)理(li)，甚(shen)至客戶(hu)管(guan)(guan)理(li)和(he)供應鏈(lian)管(guan)(guan)理(li)。

    啟示：集(ji)成性告訴(su)我們(men)，不(bu)能(neng)就OA而OA，必須從(cong)集(ji)成的角度(du)選(xuan)用OA系統，才能(neng)取得(de)效率(lv)和效益。

3.靈活性

    相對(dui)于財務系統(tong)和(he)ERP來說(shuo)，OA要靈活一(yi)些。首先，OA的(de)(de)應用(yong)(yong)面廣(guang)。可(ke)以(yi)根(gen)據企(qi)業的(de)(de)實(shi)際(ji)情況，靈活地啟用(yong)(yong)一(yi)個或(huo)幾(ji)個平臺的(de)(de)功(gong)能，使用(yong)(yong)的(de)(de)門(men)(men)檻也比(bi)較(jiao)低(di)，不必對(dui)員(yuan)工(gong)做長期培訓就(jiu)可(ke)以(yi)由(you)簡到繁地開始使用(yong)(yong)；而且，因(yin)為是辦公系統(tong)，它會和(he)所有(you)的(de)(de)管(guan)理人(ren)員(yuan)、上(shang)下級(ji)領導(dao)直接接觸(chu)，因(yin)此應用(yong)(yong)面很廣(guang)泛(fan)。其次，OA投資少、見(jian)效(xiao)快(kuai)：在原有(you)硬(ying)件(jian)平臺的(de)(de)基礎上(shang)，增加(jia)少量投資，十幾(ji)天的(de)(de)時間OA就(jiu)可(ke)以(yi)使用(yong)(yong)起來；看準(zhun)幾(ji)個問題，抓用(yong)(yong)到底，很快(kuai)就(jiu)能見(jian)到效(xiao)益；在入門(men)(men)之后，可(ke)快(kuai)速集(ji)成(cheng)原有(you)的(de)(de)零散信(xin)息(xi)，達到信(xin)息(xi)共享的(de)(de)目的(de)(de)，例如用(yong)(yong)iMIS的(de)(de)應用(yong)(yong)模(mo)板，很快(kuai)可(ke)以(yi)完成(cheng)一(yi)個部門(men)(men)的(de)(de)應用(yong)(yong)集(ji)成(cheng)，使工(gong)作效(xiao)率和(he)效(xiao)益都有(you)所提高。OA可(ke)直接面對(dui)領導(dao)層，一(yi)件(jian)事(shi)做好了，對(dui)整個企(qi)業會有(you)很大觸(chu)動。

    啟示：我們(men)可以把OA作為管理信(xin)(xin)息化(hua)的(de)切(qie)入點，乃至(zhi)整個企業(ye)信(xin)(xin)息化(hua)的(de)切(qie)入點。取得領導和廣大管理人員對(dui)信(xin)(xin)息技術的(de)認可之后，全面(mian)推動企業(ye)信(xin)(xin)息化(hua)進程。

二、注重關鍵要素

    實施(shi)和(he)應(ying)用(yong)OA的(de)(de)(de)關鍵要素是(shi)(shi)OA的(de)(de)(de)使(shi)用(yong)者。現在(zai)還(huan)存在(zai)幾個(ge)問題：①傳統辦(ban)公習(xi)慣(guan)成為(wei)阻力。目前有部(bu)(bu)分使(shi)用(yong)者的(de)(de)(de)傳統辦(ban)公習(xi)慣(guan)根深蒂固(gu)，沿(yan)襲著(zhu)多年來一貫制的(de)(de)(de)辦(ban)公環(huan)境和(he)手段(duan)，如有的(de)(de)(de)領導(dao)習(xi)慣(guan)于看(kan)紙(zhi)媒體文件、聽取(qu)面對面匯(hui)報，不(bu)(bu)(bu)愿意看(kan)屏(ping)幕(mu)、不(bu)(bu)(bu)愿意使(shi)用(yong)鼠標(biao)，更(geng)不(bu)(bu)(bu)愿意出(chu)門(men)(men)帶移動辦(ban)公設備(bei)，這(zhe)是(shi)(shi)實施(shi)OA的(de)(de)(de)第一阻力。②辦(ban)事程序不(bu)(bu)(bu)夠規(gui)范(fan)標(biao)準。例如，請示工(gong)作的(de)(de)(de)回復是(shi)(shi)“你看(kan)著(zhu)辦(ban)！”；正(zheng)(zheng)常(chang)(chang)手續不(bu)(bu)(bu)能(neng)辦(ban)的(de)(de)(de)事情，不(bu)(bu)(bu)正(zheng)(zheng)常(chang)(chang)途徑辦(ban)理(li)(li)卻(que)圓滿解決(jue)！這(zhe)都是(shi)(shi)OA系統所不(bu)(bu)(bu)能(neng)接受(shou)、無法(fa)實現的(de)(de)(de)“超常(chang)(chang)功(gong)能(neng)”。③配(pei)角(jiao)(jiao)唱(chang)主角(jiao)(jiao)的(de)(de)(de)戲。不(bu)(bu)(bu)少企(qi)業(ye)的(de)(de)(de)信(xin)息部(bu)(bu)門(men)(men)擔(dan)當(dang)推(tui)進OA的(de)(de)(de)主角(jiao)(jiao)，即信(xin)息部(bu)(bu)門(men)(men)推(tui)動企(qi)業(ye)領導(dao)和(he)廣大管理(li)(li)人員，一個(ge)配(pei)角(jiao)(jiao)推(tui)動兩個(ge)主角(jiao)(jiao)唱(chang)OA這(zhe)臺戲，工(gong)作難度和(he)使(shi)用(yong)效果是(shi)(shi)不(bu)(bu)(bu)言而(er)喻的(de)(de)(de)。企(qi)業(ye)應(ying)當(dang)分清(qing)推(tui)進OA的(de)(de)(de)主角(jiao)(jiao)和(he)配(pei)角(jiao)(jiao)，力求企(qi)業(ye)主角(jiao)(jiao)一把手、管理(li)(li)人員）就是(shi)(shi)推(tui)進OA的(de)(de)(de)主角(jiao)(jiao)。

    啟示：需(xu)求源自(zi)認(ren)識，沒有(you)認(ren)識自(zi)然(ran)就(jiu)沒有(you)需(xu)求。若(ruo)想唱好OA這臺戲(xi)，就(jiu)要采(cai)(cai)取(qu)措施——培(pei)(pei)訓(xun)，通(tong)過培(pei)(pei)訓(xun)提高(gao)主(zhu)角(jiao)對(dui)(dui)OA的(de)認(ren)識，發現對(dui)(dui)OA的(de)需(xu)求，促(cu)使主(zhu)角(jiao)和配角(jiao)的(de)轉化。OA也是一個過程，在培(pei)(pei)訓(xun)和實施工程中盡量(liang)采(cai)(cai)取(qu)“小步快(kuai)走(zou)”的(de)方式。

三、 抓住數據核心

    以數(shu)(shu)(shu)據(ju)為(wei)(wei)核心(xin)，實行分級(ji)管(guan)(guan)(guan)理(li)至少(shao)有(you)(you)(you)(you)以下(xia)幾點益處：①激活了企業(ye)門戶(hu)。現在(zai)許多企業(ye)的(de)信(xin)(xin)息(xi)部門沒有(you)(you)(you)(you)足(zu)夠(gou)的(de)專門維(wei)(wei)(wei)護(hu)人(ren)員(yuan)，也沒有(you)(you)(you)(you)及時(shi)反應客觀(guan)需求(qiu)的(de)素材，致使門戶(hu)網(wang)站處于“休眠”狀態。而分級(ji)維(wei)(wei)(wei)護(hu)管(guan)(guan)(guan)理(li)就是放權(quan)給(gei)底層部門，讓他們按(an)照需求(qiu)維(wei)(wei)(wei)護(hu)屬于自己的(de)OA平臺(tai)和網(wang)頁（上載內(nei)(nei)容(rong)有(you)(you)(you)(you)各(ge)級(ji)領導把關(guan)(guan)審核），信(xin)(xin)息(xi)部門只負責管(guan)(guan)(guan)理(li)（如各(ge)級(ji)權(quan)限設置），這樣(yang)就有(you)(you)(you)(you)了自上而下(xia)的(de)維(wei)(wei)(wei)護(hu)管(guan)(guan)(guan)理(li)隊伍，解(jie)決了長期(qi)以來企業(ye)門戶(hu)維(wei)(wei)(wei)護(hu)少(shao)人(ren)缺材，半死不活的(de)問題。②在(zai)企業(ye)內(nei)(nei)部對信(xin)(xin)息(xi)管(guan)(guan)(guan)理(li)實行了“政企分開”。使信(xin)(xin)息(xi)部門和管(guan)(guan)(guan)理(li)部門各(ge)自對信(xin)(xin)息(xi)管(guan)(guan)(guan)理(li)的(de)職責一清(qing)二楚，信(xin)(xin)息(xi)源部門（管(guan)(guan)(guan)理(li)部門）負責數(shu)(shu)(shu)據(ju)及時(shi)維(wei)(wei)(wei)護(hu)，信(xin)(xin)息(xi)部門負責管(guan)(guan)(guan)理(li)網(wang)絡，解(jie)決了領導不能及時(shi)看(kan)到(dao)數(shu)(shu)(shu)據(ju)，就習慣性(xing)錯打(da)信(xin)(xin)息(xi)中心(xin)板子(zi)的(de)矛盾。而且這樣(yang)各(ge)層系統(tong)(tong)有(you)(you)(you)(you)后(hou)臺(tai)的(de)各(ge)級(ji)數(shu)(shu)(shu)據(ju)庫（關(guan)(guan)系或文檔數(shu)(shu)(shu)據(ju)庫）支撐運(yun)行，大大提高了系統(tong)(tong)的(de)安全(quan)性(xing)。從規劃、實施(shi)到(dao)逐漸運(yun)行，在(zai)OA平臺(tai)的(de)支持數(shu)(shu)(shu)據(ju)庫中不斷(duan)沉淀和積累統(tong)(tong)一標(biao)準的(de)數(shu)(shu)(shu)據(ju)，為(wei)(wei)后(hou)續(xu)OA的(de)發(fa)展、數(shu)(shu)(shu)據(ju)挖掘服務決策奠定(ding)可靠的(de)基(ji)礎。

    啟示：在規(gui)劃(hua)實施OA的(de)過程(cheng)中，要自始至終抓住數(shu)(shu)據(ju)這個核(he)心，避免(mian)出現新的(de)信息孤(gu)島。要在統一的(de)信息資源規(gui)劃(hua)下實施OA系統，即(ji)其他的(de)管理(li)信息系統（如ERP）與(yu)OA使用統一的(de)數(shu)(shu)據(ju)平臺，并以(yi)OA平臺作(zuo)為數(shu)(shu)據(ju)傳輸的(de)紐帶和橋梁，以(yi)數(shu)(shu)據(ju)為核(he)心，進行(xing)分級(ji)管理(li)。

四、分步推進應用

    “總體規(gui)劃(hua)，分步推(tui)進”是扎實走(zou)好(hao)OA路的(de)(de)(de)首要(yao)原則。要(yao)想(xiang)分步推(tui)進，總體規(gui)劃(hua)是前提，不能無(wu)目的(de)(de)(de)、無(wu)步驟(zou)地盲目推(tui)進。理想(xiang)的(de)(de)(de)OA應(ying)當具備企業(ye)的(de)(de)(de)通訊(xun)、信息(xi)發布、協同工作、公(gong)文流轉、日常辦(ban)公(gong)、信息(xi)集成(cheng)、知識管理等主(zhu)要(yao)平臺，既(ji)不能一下子全面推(tui)開，也不能從頭到尾依次實施(shi)。要(yao)按規(gui)劃(hua)和企業(ye)的(de)(de)(de)實際(ji)情況(kuang)，以(yi)“小步快走(zou)”的(de)(de)(de)原則穩步推(tui)行。

    在實施和(he)(he)使用(yong)OA的(de)過(guo)程(cheng)中必然牽扯到以(yi)哪(na)種流程(cheng)為導(dao)向(xiang)的(de)問題，一般采用(yong)“雙向(xiang)位移(yi)”如果是老企(qi)業或相對較大的(de)集團(tuan)企(qi)業，OA又是信(xin)息(xi)部門提(ti)出和(he)(he)推進(jin)的(de)，那就(jiu)必然是以(yi)企(qi)業主導(dao)業務(wu)為導(dao)向(xiang)，讓(rang)(rang)OA向(xiang)企(qi)業業務(wu)流程(cheng)“位移(yi)”多一些，而不(bu)可能是讓(rang)(rang)OA從根本上(shang)改造(zao)集團(tuan)業務(wu)流程(cheng)。但(dan)決不(bu)能是企(qi)業工(gong)作流程(cheng)的(de)翻版，否則將失去OA提(ti)高(gao)工(gong)作效(xiao)率和(he)(he)經濟效(xiao)益的(de)意義。

    在實施OA的過程中(zhong)，“以干促學、以學促用(yong)”也是扎實推進OA的具(ju)體(ti)(ti)做(zuo)法。有了基本(ben)的辦公自動化條件，比如職工的培(pei)訓就可在網上進行，以此(ci)培(pei)育(yu)通(tong)訊平臺的使(shi)用(yong)，然后立即要求使(shi)用(yong)郵件請示匯報，取消(xiao)紙媒體(ti)(ti)文件。以實際的OA應用(yong)促進學習，推動應用(yong)。

    實施OA必然要進(jin)行管(guan)理流程優化(hua)，牽扯到(dao)企業(ye)的人(ren)(ren)員調(diao)配、權力(li)轉移、利益再分(fen)配等，這都是敏感問題，必須(xu)慎(shen)重操作(zuo)。建議先抓(zhua)住一(yi)個人(ren)(ren)的應用效果、一(yi)件事情(qing)的推(tui)行、一(yi)個單位(wei)使用OA的效益，推(tui)進(jin)優化(hua)管(guan)理流程。例如某集團的一(yi)位(wei)副(fu)總信息管(guan)理基礎好(hao)，信息技術應用的好(hao)，就推(tui)選他(ta)來分(fen)管(guan)業(ye)務流程的優化(hua)。集團發(fa)放會議通知，原來是黨(dang)辦(ban)公室(shi)、信息部(bu)門(men)、財務、人(ren)(ren)力(li)資(zi)源、總調(diao)度都可(ke)以下(xia)發(fa)，各行其事。

    實行OA以(yi)后(hou)，統(tong)(tong)一(yi)將通知發放歸權為黨政辦公室綜(zong)合科，其他單位通過網絡向綜(zong)合科提報會(hui)議(yi)通知，由綜(zong)合科統(tong)(tong)一(yi)協(xie)調下發，理順了管理流(liu)程，防止了會(hui)議(yi)室、參會(hui)人(ren)員(yuan)、車輛等資源(yuan)的(de)沖突和浪費。

    啟示：以“雙向(xiang)位移”為原則，分(fen)步推進，小步快走，抓住小事(shi)落(luo)實到(dao)底，都是扎實走好企業OA之路的有效(xiao)途(tu)徑(jing)。