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實走企業OA路 |
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雖然實(shi)施(shi)辦公自動化(hua)（Office Automation，OA）不像實(shi)施(shi)ERP那么艱難復雜，但企(qi)業(ye)OA的(de)應用效果并(bing)不比(bi)ERP好。我(wo)們認(ren)為，要順利地實(shi)施(shi)OA并(bing)獲得效率(lv)和效益，必須充(chong)分認(ren)識企(qi)業(ye)OA的(de)應用屬性，注重關鍵要素，抓住數據這個核心，分步推進應用，扎扎實(shi)實(shi)走好OA路。 一、充分認識(shi)應用屬性 OA來自國外，雖在(zai)我國落戶多年，仍然水(shui)土不服(fu)。與政府和其他OA相比(bi)，企業OA在(zai)應用屬(shu)性(xing)如不確定性(xing)、集(ji)成性(xing)和靈(ling)活性(xing)等(deng)方面表現(xian)得(de)更加(jia)突出(chu)，必須對此有(you)充分的認識。 1.不確定性 OA是(shi)企(qi)(qi)(qi)業(ye)信(xin)息(xi)(xi)化(hua)大(da)(da)系(xi)統(tong)的(de)(de)(de)(de)(de)子系(xi)統(tong)，必然繼承其(qi)“父(fu)輩”所具有的(de)(de)(de)(de)(de)不(bu)確定(ding)性(xing)。首先(xian)，因為現(xian)在(zai)(zai)(zai)企(qi)(qi)(qi)業(ye)外部環(huan)境的(de)(de)(de)(de)(de)變(bian)化(hua)頻(pin)率明顯(xian)加快，顧客需求多(duo)(duo)樣化(hua)，市場競爭日(ri)趨激烈(lie)；同時，企(qi)(qi)(qi)業(ye)自身(shen)的(de)(de)(de)(de)(de)發展(zhan)(zhan)空(kong)間(jian)也在(zai)(zai)(zai)不(bu)斷(duan)擴大(da)(da)，需要(yao)縮短決(jue)策時間(jian)，隨時對市場做出反(fan)應(ying)(ying)。這就要(yao)求企(qi)(qi)(qi)業(ye)管理(li)(li)流程(cheng)不(bu)斷(duan)進行(xing)優化(hua)或重組，如組織機構(gou)的(de)(de)(de)(de)(de)變(bian)革和人員流動(dong)(dong)等。尤其(qi)目前國(guo)企(qi)(qi)(qi)改(gai)革到了關鍵時期，許多(duo)(duo)國(guo)企(qi)(qi)(qi)面臨管理(li)(li)體制(zhi)的(de)(de)(de)(de)(de)根本(ben)變(bian)革更使(shi)(shi)企(qi)(qi)(qi)業(ye)處于大(da)(da)動(dong)(dong)蕩中。其(qi)次(ci)，OA自身(shen)技術(shu)在(zai)(zai)(zai)不(bu)斷(duan)發展(zhan)(zhan)和變(bian)化(hua)，從單純的(de)(de)(de)(de)(de)文本(ben)界面、C/S結(jie)(jie)構(gou)、B/S結(jie)(jie)構(gou)，到現(xian)在(zai)(zai)(zai)的(de)(de)(de)(de)(de)B/S三層、多(duo)(duo)層結(jie)(jie)構(gou)。就內容而(er)言，首先(xian)是(shi)辦(ban)公過(guo)程(cheng)中普遍(bian)使(shi)(shi)用(yong)(yong)(yong)電腦和打印(yin)機進行(xing)文字(zi)處理(li)(li)、表(biao)格處理(li)(li)和人事財務等信(xin)息(xi)(xi)的(de)(de)(de)(de)(de)管理(li)(li)等；再是(shi)辦(ban)公過(guo)程(cheng)中網絡技術(shu)普遍(bian)應(ying)(ying)用(yong)(yong)(yong)，以數據、信(xin)息(xi)(xi)提煉和組織知識為主要(yao)處理(li)(li)內容的(de)(de)(de)(de)(de)辦(ban)公自動(dong)(dong)化(hua)系(xi)統(tong)的(de)(de)(de)(de)(de)使(shi)(shi)用(yong)(yong)(yong)；現(xian)在(zai)(zai)(zai)的(de)(de)(de)(de)(de)發展(zhan)(zhan)趨勢是(shi)在(zai)(zai)(zai)網絡新(xin)技術(shu)支(zhi)持(chi)下的(de)(de)(de)(de)(de)業(ye)務OA，并向(xiang)數字(zi)化(hua)辦(ban)公轉變(bian)。企(qi)(qi)(qi)業(ye)內外環(huan)境的(de)(de)(de)(de)(de)變(bian)化(hua)、OA自身(shen)技術(shu)的(de)(de)(de)(de)(de)變(bian)化(hua)以及應(ying)(ying)用(yong)(yong)(yong)對象的(de)(de)(de)(de)(de)變(bian)化(hua)，使(shi)(shi)企(qi)(qi)(qi)業(ye)OA的(de)(de)(de)(de)(de)應(ying)(ying)用(yong)(yong)(yong)具有了不(bu)確定(ding)性(xing)。 啟示：不可能一套現成的OA套在(zai)自己企(qi)業上就天(tian)衣無縫，且(qie)效(xiao)果(guo)良好(hao)。當然，即便(bian)是今天(tian)使用(yong)效(xiao)果(guo)好(hao)，也不能保證(zheng)明(ming)天(tian)依(yi)然好(hao)。所以，必須以發展的眼(yan)光，按照(zhao)企(qi)業自身的需求和管理特點選用(yong)合適的OA系統。 2.集成性 OA首先(xian)是一(yi)個集(ji)成(cheng)(cheng)平臺(tai)，這也是對(dui)OA的(de)(de)基(ji)本(ben)要求。包括(kuo)信息集(ji)成(cheng)(cheng)，即對(dui)生產、管(guan)理(li)、營銷、企業外部等信息進行集(ji)成(cheng)(cheng)；技(ji)術(shu)集(ji)成(cheng)(cheng)，關系數據庫、文檔數據庫、數據檢索、傳輸、多媒體等技(ji)術(shu)都得以(yi)體現；應用集(ji)成(cheng)(cheng)，除了OA本(ben)身(shen)的(de)(de)應用、通訊、發布、協同、公(gong)文流轉外，還需要集(ji)成(cheng)(cheng)財務、人力資源和供銷管(guan)理(li)，甚至(zhi)客戶管(guan)理(li)和供應鏈管(guan)理(li)。 啟示：集成(cheng)性告(gao)訴我們(men)，不能(neng)就OA而OA，必須(xu)從集成(cheng)的角度選用OA系統，才(cai)能(neng)取(qu)得(de)效(xiao)率和效(xiao)益(yi)。 3.靈活性 相(xiang)對于(yu)財務系統和(he)(he)ERP來說，OA要靈活(huo)一些。首先，OA的應(ying)用(yong)(yong)(yong)(yong)面廣。可(ke)(ke)以(yi)根據企業的實際情(qing)況，靈活(huo)地啟用(yong)(yong)(yong)(yong)一個或(huo)幾(ji)個平臺(tai)的功能，使(shi)用(yong)(yong)(yong)(yong)的門檻也比較(jiao)低，不必對員工做(zuo)長期培訓就(jiu)可(ke)(ke)以(yi)由(you)簡到繁地開始使(shi)用(yong)(yong)(yong)(yong)；而且(qie)，因為是辦公系統，它會和(he)(he)所有(you)的管理人員、上下級領導直接(jie)(jie)接(jie)(jie)觸，因此應(ying)用(yong)(yong)(yong)(yong)面很廣泛。其次(ci)，OA投資少、見(jian)效快：在原(yuan)有(you)硬件(jian)平臺(tai)的基礎(chu)上，增加少量投資，十幾(ji)天(tian)的時間OA就(jiu)可(ke)(ke)以(yi)使(shi)用(yong)(yong)(yong)(yong)起來；看(kan)準(zhun)幾(ji)個問題，抓用(yong)(yong)(yong)(yong)到底，很快就(jiu)能見(jian)到效益；在入門之后，可(ke)(ke)快速(su)集成(cheng)原(yuan)有(you)的零散信息，達到信息共享的目的，例如(ru)用(yong)(yong)(yong)(yong)iMIS的應(ying)用(yong)(yong)(yong)(yong)模(mo)板，很快可(ke)(ke)以(yi)完成(cheng)一個部門的應(ying)用(yong)(yong)(yong)(yong)集成(cheng)，使(shi)工作效率(lv)和(he)(he)效益都有(you)所提(ti)高。OA可(ke)(ke)直接(jie)(jie)面對領導層，一件(jian)事做(zuo)好了，對整個企業會有(you)很大觸動。 啟示：我們可(ke)以把OA作為管(guan)理(li)信(xin)(xin)息(xi)(xi)(xi)化的(de)切入點，乃(nai)至整個企(qi)業(ye)信(xin)(xin)息(xi)(xi)(xi)化的(de)切入點。取(qu)得領導和(he)廣大管(guan)理(li)人員(yuan)對信(xin)(xin)息(xi)(xi)(xi)技術的(de)認可(ke)之后，全面推動企(qi)業(ye)信(xin)(xin)息(xi)(xi)(xi)化進程。 二、注重關鍵要素 實(shi)施和(he)應用OA的(de)(de)(de)(de)關鍵要素是(shi)(shi)(shi)OA的(de)(de)(de)(de)使用者(zhe)(zhe)。現在還(huan)存(cun)在幾個問題(ti)：①傳統(tong)辦(ban)(ban)公習(xi)慣(guan)成為阻力。目(mu)前有部分使用者(zhe)(zhe)的(de)(de)(de)(de)傳統(tong)辦(ban)(ban)公習(xi)慣(guan)根深蒂固，沿(yan)襲著多年(nian)來一(yi)(yi)貫制的(de)(de)(de)(de)辦(ban)(ban)公環境和(he)手段，如有的(de)(de)(de)(de)領導習(xi)慣(guan)于看(kan)(kan)紙媒(mei)體文件、聽取面(mian)對面(mian)匯報，不(bu)愿意(yi)看(kan)(kan)屏幕、不(bu)愿意(yi)使用鼠標，更不(bu)愿意(yi)出門帶(dai)移動辦(ban)(ban)公設備，這(zhe)是(shi)(shi)(shi)實(shi)施OA的(de)(de)(de)(de)第(di)一(yi)(yi)阻力。②辦(ban)(ban)事(shi)程序不(bu)夠(gou)規(gui)范標準。例如，請示工(gong)作的(de)(de)(de)(de)回復是(shi)(shi)(shi)“你(ni)看(kan)(kan)著辦(ban)(ban)！”；正(zheng)常(chang)(chang)手續不(bu)能辦(ban)(ban)的(de)(de)(de)(de)事(shi)情，不(bu)正(zheng)常(chang)(chang)途徑辦(ban)(ban)理卻(que)圓滿解(jie)決(jue)！這(zhe)都是(shi)(shi)(shi)OA系統(tong)所(suo)不(bu)能接受、無法實(shi)現的(de)(de)(de)(de)“超常(chang)(chang)功(gong)能”。③配(pei)角(jiao)唱主(zhu)角(jiao)的(de)(de)(de)(de)戲。不(bu)少(shao)企(qi)業(ye)(ye)的(de)(de)(de)(de)信息部門擔(dan)當(dang)推進OA的(de)(de)(de)(de)主(zhu)角(jiao)，即信息部門推動企(qi)業(ye)(ye)領導和(he)廣大(da)管理人(ren)員(yuan)，一(yi)(yi)個配(pei)角(jiao)推動兩個主(zhu)角(jiao)唱OA這(zhe)臺戲，工(gong)作難度和(he)使用效果是(shi)(shi)(shi)不(bu)言而喻的(de)(de)(de)(de)。企(qi)業(ye)(ye)應當(dang)分清推進OA的(de)(de)(de)(de)主(zhu)角(jiao)和(he)配(pei)角(jiao)，力求企(qi)業(ye)(ye)主(zhu)角(jiao)一(yi)(yi)把手、管理人(ren)員(yuan)）就(jiu)是(shi)(shi)(shi)推進OA的(de)(de)(de)(de)主(zhu)角(jiao)。 啟示：需(xu)(xu)求源自(zi)認(ren)(ren)識，沒(mei)有認(ren)(ren)識自(zi)然(ran)就(jiu)沒(mei)有需(xu)(xu)求。若想唱好OA這(zhe)臺戲，就(jiu)要采(cai)取措(cuo)施——培訓(xun)，通過培訓(xun)提高(gao)主(zhu)角(jiao)對OA的(de)(de)認(ren)(ren)識，發現(xian)對OA的(de)(de)需(xu)(xu)求，促使主(zhu)角(jiao)和配角(jiao)的(de)(de)轉化。OA也(ye)是一個(ge)過程(cheng)，在培訓(xun)和實施工程(cheng)中盡量采(cai)取“小步快走”的(de)(de)方(fang)式(shi)。 三、 抓住數據核心 以(yi)數(shu)(shu)(shu)(shu)據(ju)為核(he)心，實(shi)(shi)行分級(ji)管(guan)理(li)(li)(li)至少有(you)(you)(you)(you)以(yi)下(xia)幾點益處：①激活(huo)了企(qi)(qi)業門(men)(men)(men)(men)戶(hu)。現在許多企(qi)(qi)業的(de)(de)信(xin)(xin)(xin)息(xi)(xi)部(bu)門(men)(men)(men)(men)沒(mei)有(you)(you)(you)(you)足夠的(de)(de)專門(men)(men)(men)(men)維(wei)(wei)護(hu)(hu)(hu)人員，也沒(mei)有(you)(you)(you)(you)及時反應客觀(guan)需求的(de)(de)素(su)材，致使門(men)(men)(men)(men)戶(hu)網站處于“休眠(mian)”狀態。而(er)分級(ji)維(wei)(wei)護(hu)(hu)(hu)管(guan)理(li)(li)(li)就是(shi)放權給底層(ceng)部(bu)門(men)(men)(men)(men)，讓(rang)他們按(an)照需求維(wei)(wei)護(hu)(hu)(hu)屬于自(zi)己的(de)(de)OA平(ping)臺和網頁（上載內容有(you)(you)(you)(you)各(ge)級(ji)領導把關(guan)(guan)審核(he)），信(xin)(xin)(xin)息(xi)(xi)部(bu)門(men)(men)(men)(men)只負責(ze)管(guan)理(li)(li)(li)（如各(ge)級(ji)權限設置(zhi)），這樣就有(you)(you)(you)(you)了自(zi)上而(er)下(xia)的(de)(de)維(wei)(wei)護(hu)(hu)(hu)管(guan)理(li)(li)(li)隊伍，解(jie)決(jue)了長期以(yi)來企(qi)(qi)業門(men)(men)(men)(men)戶(hu)維(wei)(wei)護(hu)(hu)(hu)少人缺材，半死不活(huo)的(de)(de)問(wen)題。②在企(qi)(qi)業內部(bu)對信(xin)(xin)(xin)息(xi)(xi)管(guan)理(li)(li)(li)實(shi)(shi)行了“政企(qi)(qi)分開”。使信(xin)(xin)(xin)息(xi)(xi)部(bu)門(men)(men)(men)(men)和管(guan)理(li)(li)(li)部(bu)門(men)(men)(men)(men)各(ge)自(zi)對信(xin)(xin)(xin)息(xi)(xi)管(guan)理(li)(li)(li)的(de)(de)職(zhi)責(ze)一清二楚(chu)，信(xin)(xin)(xin)息(xi)(xi)源部(bu)門(men)(men)(men)(men)（管(guan)理(li)(li)(li)部(bu)門(men)(men)(men)(men)）負責(ze)數(shu)(shu)(shu)(shu)據(ju)及時維(wei)(wei)護(hu)(hu)(hu)，信(xin)(xin)(xin)息(xi)(xi)部(bu)門(men)(men)(men)(men)負責(ze)管(guan)理(li)(li)(li)網絡，解(jie)決(jue)了領導不能(neng)及時看(kan)到(dao)數(shu)(shu)(shu)(shu)據(ju)，就習慣性錯(cuo)打(da)信(xin)(xin)(xin)息(xi)(xi)中心板(ban)子的(de)(de)矛盾。而(er)且這樣各(ge)層(ceng)系(xi)統有(you)(you)(you)(you)后(hou)(hou)臺的(de)(de)各(ge)級(ji)數(shu)(shu)(shu)(shu)據(ju)庫（關(guan)(guan)系(xi)或文檔數(shu)(shu)(shu)(shu)據(ju)庫）支撐運行，大(da)大(da)提(ti)高了系(xi)統的(de)(de)安全性。從規劃(hua)、實(shi)(shi)施到(dao)逐(zhu)漸運行，在OA平(ping)臺的(de)(de)支持(chi)數(shu)(shu)(shu)(shu)據(ju)庫中不斷沉(chen)淀和積累(lei)統一標準的(de)(de)數(shu)(shu)(shu)(shu)據(ju)，為后(hou)(hou)續(xu)OA的(de)(de)發(fa)展(zhan)、數(shu)(shu)(shu)(shu)據(ju)挖掘(jue)服務(wu)決(jue)策(ce)奠(dian)定(ding)可靠的(de)(de)基礎。 啟示：在規(gui)劃實(shi)施OA的(de)過程(cheng)中，要(yao)自始至(zhi)終抓住數據這個核心(xin)，避免出現新的(de)信息(xi)孤島。要(yao)在統(tong)(tong)一的(de)信息(xi)資源規(gui)劃下實(shi)施OA系統(tong)(tong)，即(ji)其他的(de)管(guan)理信息(xi)系統(tong)(tong)（如ERP）與OA使(shi)用統(tong)(tong)一的(de)數據平(ping)(ping)臺(tai)，并以(yi)OA平(ping)(ping)臺(tai)作為數據傳輸的(de)紐(niu)帶(dai)和(he)橋(qiao)梁，以(yi)數據為核心(xin)，進行(xing)分級管(guan)理。 四、分步推進應用 “總(zong)體(ti)規(gui)劃，分(fen)步(bu)(bu)推(tui)進(jin)(jin)”是扎實走好OA路的(de)首要原則(ze)。要想分(fen)步(bu)(bu)推(tui)進(jin)(jin)，總(zong)體(ti)規(gui)劃是前提，不能(neng)無目的(de)、無步(bu)(bu)驟地盲目推(tui)進(jin)(jin)。理想的(de)OA應(ying)當具備企業的(de)通訊、信息發布、協(xie)同工作、公文流轉、日常(chang)辦公、信息集成(cheng)、知(zhi)識管理等主要平臺，既(ji)不能(neng)一(yi)下子全(quan)面推(tui)開(kai)，也(ye)不能(neng)從頭到尾依次實施。要按(an)規(gui)劃和企業的(de)實際情況，以“小步(bu)(bu)快走”的(de)原則(ze)穩(wen)步(bu)(bu)推(tui)行。 在實施和(he)使用(yong)OA的(de)(de)過程中必然牽扯到以哪種流程為導(dao)向(xiang)的(de)(de)問(wen)題，一般采用(yong)“雙向(xiang)位(wei)移”如果是(shi)老(lao)企(qi)業(ye)(ye)或相(xiang)對較大的(de)(de)集團(tuan)(tuan)企(qi)業(ye)(ye)，OA又是(shi)信息部門(men)提(ti)出和(he)推(tui)進的(de)(de)，那就必然是(shi)以企(qi)業(ye)(ye)主導(dao)業(ye)(ye)務為導(dao)向(xiang)，讓OA向(xiang)企(qi)業(ye)(ye)業(ye)(ye)務流程“位(wei)移”多一些，而不可能(neng)是(shi)讓OA從根本上改造集團(tuan)(tuan)業(ye)(ye)務流程。但決不能(neng)是(shi)企(qi)業(ye)(ye)工作(zuo)流程的(de)(de)翻版(ban)，否則將失去(qu)OA提(ti)高工作(zuo)效(xiao)率和(he)經濟(ji)效(xiao)益的(de)(de)意義。 在(zai)實(shi)施(shi)OA的(de)過(guo)程中(zhong)，“以(yi)干促(cu)(cu)學(xue)、以(yi)學(xue)促(cu)(cu)用”也是扎實(shi)推(tui)進(jin)OA的(de)具體(ti)做法。有了基本的(de)辦公自(zi)動化條件，比如(ru)職工的(de)培(pei)訓就(jiu)可在(zai)網上進(jin)行，以(yi)此培(pei)育通(tong)訊(xun)平臺的(de)使用，然后立即要(yao)求使用郵件請示匯報(bao)，取消紙(zhi)媒體(ti)文件。以(yi)實(shi)際的(de)OA應用促(cu)(cu)進(jin)學(xue)習，推(tui)動應用。 實施(shi)OA必(bi)(bi)然要(yao)進行(xing)管理流程(cheng)優(you)化(hua)，牽扯到企業的(de)人(ren)員調配、權力轉移(yi)、利益(yi)再分配等，這都(dou)是敏感問(wen)題，必(bi)(bi)須慎重操作(zuo)。建(jian)議(yi)先抓住一個人(ren)的(de)應(ying)用效果、一件事(shi)情的(de)推行(xing)、一個單位使用OA的(de)效益(yi)，推進優(you)化(hua)管理流程(cheng)。例如某集(ji)(ji)團(tuan)的(de)一位副總(zong)信(xin)(xin)息(xi)(xi)管理基礎(chu)好，信(xin)(xin)息(xi)(xi)技(ji)術(shu)應(ying)用的(de)好，就推選他來分管業務(wu)流程(cheng)的(de)優(you)化(hua)。集(ji)(ji)團(tuan)發放會(hui)議(yi)通知，原來是黨辦公(gong)室、信(xin)(xin)息(xi)(xi)部(bu)門(men)、財(cai)務(wu)、人(ren)力資源(yuan)、總(zong)調度都(dou)可(ke)以下(xia)發，各行(xing)其(qi)事(shi)。 實行(xing)OA以后，統一將通知(zhi)發(fa)放歸(gui)權為黨政辦(ban)公室(shi)綜合科，其他單位通過網絡向綜合科提(ti)報會議通知(zhi)，由綜合科統一協調下(xia)發(fa)，理順了(le)管理流程，防(fang)止了(le)會議室(shi)、參會人(ren)員、車(che)輛等資源的沖突和(he)浪費。 ;啟示：以“雙向(xiang)位移(yi)”為原則，分(fen)步(bu)推(tui)進，小步(bu)快走(zou)，抓住小事落實到底，都是扎實走(zou)好企(qi)業OA之路的有效途徑。 |