本人今年有幸負責研發(fa)某省(sheng)(sheng)局辦公自動化(hua)系統,并于近期在全(quan)省(sheng)(sheng)近60個點(dian)(dian)推廣應用。開發(fa)歷時(shi)二個半月,過(guo)程中(zhong)曾對國(guo)內“號稱有名”的OA系統進(jin)行過(guo)分(fen)析歸納,今天有時(shi)間提(ti)出幾(ji)個問題,和大家一起討論,請(qing)指(zhi)點(dian)(dian)。
問題一:政府辦公自動化系統的核心是什么?
我們(men)團隊在開發(fa)(fa)之前,從(cong)各種渠道收集過許多(duo)(duo)不(bu)同廠商(shang)OA系(xi)(xi)(xi)統的(de)產品說明,經(jing)分(fen)析發(fa)(fa)現大部分(fen)廣做宣(xuan)傳的(de)OA系(xi)(xi)(xi)統功(gong)能(neng)都比(bi)較豐富,比(bi)如公文管理、會議管理、檔案管理、車輛(liang)管理、人員(yuan)管理等等很多(duo)(duo)功(gong)能(neng),但(dan)這些OA系(xi)(xi)(xi)統真(zhen)正讓(rang)政府(fu)客戶使用得效果如何呢?客戶最關心那一塊(kuai)功(gong)能(neng)?這兩個(ge)(ge)問題(ti)我發(fa)(fa)現很多(duo)(duo)OA廠商(shang)沒有分(fen)析精確!這其實是(shi)政府(fu)OA系(xi)(xi)(xi)統開發(fa)(fa)中最關鍵的(de)問題(ti),如果這個(ge)(ge)問題(ti)解決(jue)不(bu)了,其它功(gong)能(neng)開發(fa)(fa)得再(zai)深入,再(zai)完善(shan),也是(shi)無(wu)濟于事。
我們分析很多部門政府客戶的需求,發現如下答案:
政府OA系統的核心是公文管理,公文管理中最核心的是流程管理與公文編輯器。
有些客戶最(zui)(zui)(zui)開(kai)始要(yao)求(qiu)廠商(shang)開(kai)發OA系統時(shi)(shi),出(chu)于(yu)功能(neng)的(de)豐(feng)富性,提出(chu)很多(duo)功能(neng)模(mo)(mo)(mo)塊(kuai)(kuai)的(de)需求(qiu),比如車(che)輛管(guan)理、會(hui)議(yi)管(guan)理以及其它輔助辦公管(guan)理模(mo)(mo)(mo)塊(kuai)(kuai)。但經(jing)過一段時(shi)(shi)期(qi)的(de)系統運行后,會(hui)發現90%的(de)政(zheng)府工作人員,90%的(de)時(shi)(shi)間都(dou)只應用公文管(guan)理模(mo)(mo)(mo)塊(kuai)(kuai),所(suo)以這個模(mo)(mo)(mo)塊(kuai)(kuai)出(chu)得問題最(zui)(zui)(zui)多(duo),客戶的(de)定(ding)制需求(qiu)也最(zui)(zui)(zui)多(duo)。其它功能(neng)模(mo)(mo)(mo)塊(kuai)(kuai)最(zui)(zui)(zui)終會(hui)成為(wei)一種擺設(除非領導(dao)有特殊要(yao)求(qiu),但即(ji)使領導(dao)有要(yao)求(qiu),因為(wei)最(zui)(zui)(zui)開(kai)始開(kai)發時(shi)(shi),沒有深入(ru)調(diao)研相關(guan)業務部門(men)的(de)需求(qiu),這些功能(neng)模(mo)(mo)(mo)塊(kuai)(kuai)最(zui)(zui)(zui)終還是用不起來)。
所以筆者(zhe)建(jian)議,客戶(hu)(hu)方和OA開(kai)發(fa)廠商應該拿出80%的精力(li)放在公文管理模塊(kuai)中(zhong)來,以滿足絕大多數(shu)用戶(hu)(hu)使用OA系統的需求(qiu)。至(zhi)于其(qi)它功(gong)能模塊(kuai),比如車輛管理、會(hui)議管理,其(qi)實(shi)可以做為業務管理系統來定制開(kai)發(fa),不(bu)歸于OA系統,單(dan)獨(du)調研(yan),單(dan)獨(du)開(kai)發(fa)。
筆(bi)者可能有(you)些逆潮流而為之(zhi)嫌,因為目前的OA概念是(shi)“協(xie)同(tong)OA”,要求(qiu)OA系(xi)統解(jie)決(jue)全(quan)部(bu)的政(zheng)府辦公(gong)需求(qiu)。但筆(bi)者認為“協(xie)同(tong)OA”是(shi)OA系(xi)統+各(ge)業務管理(li)系(xi)統+基礎(chu)數(shu)據(ju)管理(li)+統一權限管理(li)。所以核心OA系(xi)統的主要建設目的是(shi)解(jie)決(jue)公(gong)文流轉問題、解(jie)決(jue)無紙化(hua)辦公(gong)問題、解(jie)決(jue)電子公(gong)章問題。
問題二:公文流程問題,是應用工作流,還是讓客戶自行動態定義流程?
我發(fa)現IT真是個炒概(gai)念的領域,前兩年炒得比較(jiao)熱(re)的“工作(zuo)流系(xi)統(tong)(tong)”,近(jin)期已(yi)經歸于平靜(jing)。本人就是不(bu)相信(xin)(xin),或者(zhe)不(bu)相信(xin)(xin)國內的IT公(gong)(gong)司(si)近(jin)期能做出(chu)一個可以(yi)解決(jue)全(quan)部(bu)業務功能需求的“萬能、通用(yong)系(xi)統(tong)(tong)”,如果(guo)(guo)能做出(chu)這種(zhong)系(xi)統(tong)(tong),肯定是Microsoft公(gong)(gong)司(si),如果(guo)(guo)連(lian)Microsoft公(gong)(gong)司(si)都不(bu)做這種(zhong)系(xi)統(tong)(tong),您認為(wei)有(you)必(bi)要做嗎(ma)?
本(ben)人認為這個概念(nian)的出發(fa)(fa)點是好的,想抽象出系統(tong)的流程邏輯部分,減輕二(er)次開(kai)發(fa)(fa)的工(gong)作量。但(dan)到(dao)了中國IT同事這里(li),好象就有些走調了,變(bian)成了萬能(neng)地、通(tong)用地可以解決全部問題的系統(tong)。好了,不(bu)說了,本(ben)人其實(shi)不(bu)懂工(gong)作流,瞎(xia)說一通(tong),內行人不(bu)要見(jian)怪(guai)。
言歸正(zheng)傳,問個問題:“您說,政府客戶的(de)工(gong)作(zuo)流(liu)程(cheng)能事先定(ding)義好嗎?”我感覺至(zhi)少在(zai)中國是(shi)(shi)不能定(ding)義的(de),因為可變的(de)情況太多。比如(ru),一篇公(gong)文(wen)如(ru)果(guo)是(shi)(shi)普(pu)通(tong)工(gong)作(zuo)人員擬(ni)稿(gao),則需要部門(men)領(ling)(ling)(ling)導(dao)(dao)審核把關;但如(ru)果(guo)是(shi)(shi)部門(men)領(ling)(ling)(ling)導(dao)(dao)自己擬(ni)稿(gao)呢?這只是(shi)(shi)最簡單的(de)例子(zi),其它的(de)特(te)殊例子(zi)太多了,尤(you)其是(shi)(shi)在(zai)辦事流(liu)程(cheng)中,即使經(jing)手的(de)政府工(gong)作(zuo)人員可能有時也不知道下一步應該如(ru)何辦,所以才經(jing)常去請示領(ling)(ling)(ling)導(dao)(dao)。
因此(ci),我認為政府客(ke)戶不需要,也(ye)不可能用一個(ge)事先定義好流(liu)程的辦公(gong)自動(dong)(dong)化系(xi)統(tong);而(er)是需要一個(ge)可以每一步(bu)(bu)都讓(rang)客(ke)戶自己動(dong)(dong)態選擇下(xia)一步(bu)(bu)操作和對象的動(dong)(dong)態流(liu)程辦公(gong)自動(dong)(dong)化系(xi)統(tong)。
問題三:如何讓OA系統維護、系統管理更加方便?
其實這又(you)回到(dao)一個問題,是(shi)(shi)“以技術為(wei)中心”,還(huan)是(shi)(shi)“以客(ke)戶為(wei)中心”,政府客(ke)戶當然要(yao)(yao)求以“客(ke)戶為(wei)中心”。所以很多招標(biao)文件中都要(yao)(yao)求“系統簡單易用、便于維(wei)護(hu)”。這到(dao)也(ye)是(shi)(shi),花了錢(qian),誰還(huan)想買個負擔(dan)。
但目(mu)前的(de)主流OA系(xi)(xi)(xi)(xi)統(tong),維護使用便捷(jie)性(xing)如(ru)何呢?我可以舉個例子,目(mu)前很多(duo)政府OA系(xi)(xi)(xi)(xi)統(tong)都是(shi)(shi)基于Domino開發的(de),從前使用這種(zhong)OA,必須(xu)要求客(ke)戶(hu)首(shou)先培訓(xun)Notes。現(xian)在出于方(fang)(fang)便性(xing),都是(shi)(shi)基于Domino的(de)B/S版(ban)本(ben)的(de)OA系(xi)(xi)(xi)(xi)統(tong),最(zui)終(zhong)客(ke)戶(hu)的(de)方(fang)(fang)便性(xing)是(shi)(shi)提高了,但系(xi)(xi)(xi)(xi)統(tong)管理(li)員(yuan)還是(shi)(shi)沒有脫離苦海,用戶(hu)管理(li)、系(xi)(xi)(xi)(xi)統(tong)配(pei)置沒有經過專業的(de)Notes培訓(xun),的(de)確(que)是(shi)(shi)用不起(qi)來。
所以(yi)我(wo)認為好(hao)的政府OA系統,要解決各種最終用(yong)(yong)戶(hu)的使(shi)用(yong)(yong)便(bian)捷性。解決方案有:應(ying)用(yong)(yong)其它(ta)開發平臺,比如J2EE或(huo)者.NET。這樣才可以(yi)從(cong)根本上解決最終用(yong)(yong)戶(hu)的使(shi)用(yong)(yong)方便(bian)性,系統管理(li)員維護的便(bian)捷性。 |