隨著以計算機技術、通訊技術為代表的信息技術的發展，辦公自動化在企事業單位的管理、經營活動中發揮著越來越重要的作用。人們要求辦公自動化系統能適應不斷變化的辦公需求，提供解決公文處理等偏向個體的自動辦公功能，還要求能解決人們之間信息交換與共享的要求。在未來的新世紀，辦公自動化系統要如何發展才能滿足用戶不斷增長和變化的需要?將在本文中找到答案。
一、前言
辦公自動化(OA-Office Automation)是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式，是當前新技術革命中一個非常活躍和具有很強生命力的技術應用領域，是信息化社會的產物。通過網絡，組織機構內部的人員可跨越時間、地點協同工作。通過OA系統所實施的交換式網絡應用，使信息的傳遞更加快捷和方便，從而極大地擴展了辦公手段，實現了辦公的高效率。
現在所說的辦公自動化，應該是以網絡為依托，在企業內部進行暢通的信息交流。在這種模式下，企業成為一個大辦公室，它下面的財務、人事、行政、業務等部門都成為企業信息流中的一個環節，而不再是一個一個的信息孤島。依靠這種模式，企業的組織結構能夠得到簡化，各個部門在信息共享的基礎上進行協作，便于明確各個部門甚至每個員工的責任，而決策層可以迅速綜合來自各個方面的信息，并以此為依據制定企業的戰略決策。
沒有人懷疑計算機的出現給辦公室職員帶來的便利，但是對現代的辦公自動化而言，其目的已經不局限于減輕員工的工作量，而是要將員工從繁瑣的事務性工作中解放出來，用更多的精力去關注最重要的事情，從而提高企業的效率，增強企業的綜合競爭能力。從這個意義上講，在市場競爭日趨白熱化的今天，辦公自動化已經不再是一種手段、一種工具，而成為決定企業生存發展的命脈。
二、我國辦公自動化的歷史和現狀
我國從八十年代末、九十年代初開始發展辦公自動化，到現在已經有十幾年的歷史了。在早期，多是由企業、單位內部的計算機人員或愛好者使用FoxBASE、Foxpro編寫出來的，這些軟件并非我們現在所指的辦公自動化軟件，而是針對辦公中某個特定的需求開發的(如：收文登記)，它們多數是單機操作模式，不能實現信息交換和共享，所做的內容往往只是輸入某些特定內容，再把這些內容按照一定的格式打印出來，所以這些軟件在真正意義上說并不能說是辦公自動化軟件。
進入九十年代中期后，隨著網絡技術(如：100M以太網)、群件系統(特別MicrosoftExchange Server和Louts Notes)、數據庫技術(成熟的關系數據庫管理系統)和各種面向對象開發工具(如：Microsoft Visual Studio)等技術和產品日漸成熟而被廣泛應用，同時由于國內經濟的飛速發展引發市場競爭的逐漸激烈，以及政府管理職能的擴大和優化，這一切導致政府和企業對辦公自動化產品的需求快速增長。這時，辦公自動化開始進入一個快速的發展階段。隨著軟件市場的逐漸開拓，國內專門從事軟件開發的公司也逐漸成長起來，并專門為政府和企業“度身定做”辦公自動化系統，由于這些系統是根據用戶的具體需求開發的，所以它功能比較完善，并能較好的滿足用戶的實際需要，但它存在著一些致命的缺點：
·1.開發周期長
·2.投資大
·3.軟件開發完成后需要不斷的維護
導致出現這些缺點的原因有很多種，如軟件開發公司的開發隊伍組隊模式不合理、缺乏開發辦公自動化產品的經驗、用戶缺乏對辦公自化產品的認識等等，但真正重要的原因往往是由于在開發過程中或開發完成后用戶的需求發生變化而引起的，經常會出現在開發過程中因為用戶的需求不斷變化而導致軟件的不斷修改，以至整個開發周期加長和開發費用超支。當經過千辛萬苦把軟件開發出來后，又會因為用戶需求變化要對軟件進行不斷的修改維護。到最后，整個軟件猶如一件千縫百補的衣裳，性能和可使用性都大大降低。
很多軟件開發公司認為這些問題的出現在于用戶的需求的不斷變化，其實這種想法并不正確，因為社會的發展和國家機構的改革必然會導致國家機關和企業的管理模式變化，而這種管理模式的變化將引起用戶對辦公自動化軟件的需求變化。既然“變”是不可避免的，我們就要讓軟件能夠適應這種變化。
到了九十年代末期，隨著各個國家機關和企業計算機網絡建設的逐漸完善，以及Internet/Intranet在國內的普及，整個社會中人與人的交流和聯系方式發生了本質的變化，電子化的信息交流方式逐漸成為主流。這時早期開發的一些辦公自動化軟件又暴露出一些弊端。早期辦公自動化軟件多是以局域網環境為基礎而設計的，由于當時選型的平臺并不是統一的(如群件平臺、數據庫平臺)，造成在實現多個局域網進行數據交換(如與上下級或平級單位的數據交換)遇到了極大的阻力，出現了一種“信息鴻溝”，局域網間的信息傳遞往往只能依靠原始的文本方式傳遞，從而形成了一個個各自獨立的信息孤島。這種情況極大地阻礙了我國辦公自動化的發展。
三、辦公自動化的發展前景
1999年是我國的“政府上網年”，國家的政府機構改革也在緊鑼密鼓地進行，政府一邊精簡機構、縮減人員，一邊要求利用計算機技術實現政府管理的現代化。與此同時，隨著市場經濟的不斷深化和市場競爭的逐漸激烈，企業也認識到暴利時代已經過去，企業的真正利潤增長點在于優化企業內部管理、降低產品成本、提高產品競爭能力上。在未來的21世紀，將是我國的辦公自動化一個發展的黃金時代。
綜上所述，辦公自動化發展到今天，辦公自動化系統的定義已由原來簡單的公文處理擴展到整個企事業單位的信息交換平臺，并實現了與系統支持平臺的無關性，其功能已有極大的飛躍。然而隨著計算機技術水平的不斷提高和用戶不斷增長的需要，我國辦公自動化的道路還很漫長。愿我們共同努力，為我國的計算機技術在辦公自動化領域得到更好的應用作出我們應有的貢獻。
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