辦公自動化與其他應用(yong)(yong)軟(ruan)件(jian)在開發、推(tui)廣、應用(yong)(yong)等方(fang)面(mian)都有許(xu)多本(ben)質上的區(qu)別(bie)。
1．網絡技術、數字化革命、知識經濟等都是信息技術革命的重要內涵，而辦公自動化是一個涉及所有人員的應用系統，重要的表現之一就是全員的信息技術培訓。不管你的主觀愿望如何，我們每一個人的現實世界都正在被信息化、數字化所包圍。
2．辦公自動化是行政辦公管理信息化，是電子政務的基礎，是構架數字化政府以及數字化企業的基礎。是基礎就不可逾越，是基礎就必須牢固，就必須具有可持續發展的特征。
3．行政辦公管理信息化包含行政辦公的所有信息，把辦公自動化定義為信息技術革命的全員信息技術培訓，其重要意義在于培訓，而培訓的目的是教會學習者如何使用，最好的培訓方法是由淺入深，簡單易學，所以辦公自動化應該是以最大應用范圍的最小應用系統為主。
4．辦公自動化的屬性決定了它的性質，它屬于應用系統，應用系統的主要目的是應用，應用系統只有應用才有價值，所以應用系統是用出來的，而不是買來的。系統設計出來盡管還不完善、不全面，還有許多問題和不足，但只要使用它，就可以發現問題并對其逐步加以完善和改進。
5．由于利益的驅動，有的政府部門各自為政，缺乏整體考慮和長遠規劃。有些大的部門由于能力、資金等諸多因素的考慮，把本應該屬于全局的系統，卻在管理上放任自流，任其發展，結果下屬部門紛紛搞起自己的應用系統。他們忽略了在我們的行政辦公系統中，凡是具有全局性質的業務必須由上一級主管部門制定規則，統一管理，否則這個部門就失去了行政管理的能力。建立全局性質的信息管理系統必須有主管部門參與和由主管部門領導，這就是“三網一庫”的基本內涵。系統的放任自流是最大的浪費，到了想統一管理的時候卻要付出加倍的代價，這種教訓難道還少嗎？，我們不希望大家做事情時，出現低水平的重復和犯同樣的錯誤。
6．辦公自動化與其他應用軟件的不同點是：有些應用軟件可以根據自己的應用特點進行設計。例如，人事管理、財務管理等，由于它的應用對象決定它的應用范圍，它可以在原應用單位重組和改造的范圍內加以推廣。而辦公自動化的應用對象及應用范圍不可能對單位進行任何重組和改造，只能針對其對象的應用特點進行設計，這也就是為什么把辦公自動化定義為全員信息技術培訓的道理，也就是它的魅力所在。
7．辦公自動化是電子政務的基礎，這一點毋庸置疑，如果是政府部門，那么它的要求就應該具有政府部門的職能和權利，所以辦公自動化最基本的要求和現實行政辦公一樣，具有“確保辦公信息的嚴肅性、權威性和不可抵賴性”、“確保辦公信息的安全、完整、真實、準確、智能、實時管理和利用”的特點和要求。否則這個單位的辦公自動化應用系統作為電子政務的基礎就是不牢固的。
8．確保辦公信息成功的最基本條件是：組織機構、工作角色、用戶名等基本要素的安全。只有這樣，組織機構、領導角色和用戶名才不會被冒用，行政辦公的基本權利才不會受侵害，做不到這一點，電子政務的基礎只能是一盤散沙。
9．作為辦(ban)公信(xin)(xin)息(xi)的重(zhong)(zhong)要組成部(bu)分(fen)——文件(jian)系(xi)統，其安(an)全(quan)性(xing)及(ji)(ji)可(ke)靠性(xing)是辦(ban)公自動(dong)化最為重(zhong)(zhong)要的組成部(bu)分(fen)。如果辦(ban)公自動(dong)化的主體信(xin)(xin)息(xi)載體“文件(jian)”，存在(zai)各種(zhong)安(an)全(quan)隱患，而這種(zhong)安(an)全(quan)隱患不(bu)僅來自系(xi)統管理本(ben)身，還可(ke)能來自系(xi)統管理員，那么作為應用系(xi)統的使用者對系(xi)統的信(xin)(xin)心將(jiang)會(hui)大打折扣。所以，文件(jian)除了本(ben)身具(ju)有(you)的各種(zhong)日志(zhi)外，還應具(ju)有(you)文件(jian)修(xiu)改過程的日志(zhi)以及(ji)(ji)強制性(xing)的修(xiu)改信(xin)(xin)息(xi)記(ji)錄，以及(ji)(ji)對系(xi)統管理員職責的履行記(ji)錄。
優秀的辦(ban)公自動化應用系統(tong)是(shi)什么(me)樣(yang)的？
在(zai)行政辦公管理過(guo)(guo)程(cheng)中，最有效地利用現代的(de)科技(ji)思(si)想、管理方(fang)法、軟件技(ji)術、網絡技(ji)術和(he)(he)先(xian)進的(de)設備，實現辦公過(guo)(guo)程(cheng)和(he)(he)結(jie)果(guo)的(de)信息化(hua)、數字化(hua)、智能化(hua)、網絡化(hua)管理，確保辦公信息的(de)嚴肅(su)性(xing)、權(quan)威性(xing)和(he)(he)不可抵賴(lai)性(xing)。
按行政辦公管理的特點劃分，目前成功的范例可分為：
1．對行政辦公管理結果的管理。如：國務院辦公廳辦公自動化系統、中聯部辦公自動化系統。其特點是將各種辦公信息的結果——各類文件管理起來，提供行政辦公管理人員參閱。主要使用以關系型數據庫為主的軟件平臺。
2．對行政辦公管理過程和結果的管理。如：農業部辦公自動化系統、青島市政府辦公自動化系統。其特點是將各種辦公信息的過程和結果管理起來。文檔一體，不僅記錄文件產生的過程而且記錄文件修改的過程，確保辦公過程和結果被完整真實地記錄下來。
綜上(shang)所述，只要(yao)妥善地解(jie)決軟件供應(ying)(ying)商(shang)和(he)(he)軟件開發(fa)商(shang)中存在的問題，提高軟件用(yong)戶的應(ying)(ying)用(yong)意(yi)識和(he)(he)技術(shu)(shu)素質(zhi)，努力創(chuang)造出更(geng)有利于辦(ban)公(gong)(gong)自(zi)動(dong)化(hua)(hua)技術(shu)(shu)應(ying)(ying)用(yong)的環(huan)境和(he)(he)條件，加強辦(ban)公(gong)(gong)自(zi)動(dong)化(hua)(hua)軟件和(he)(he)系統的管理(li)，我國辦(ban)公(gong)(gong)自(zi)動(dong)化(hua)(hua)應(ying)(ying)用(yong)水平邁(mai)上(shang)一個新臺階將指日(ri)可待(dai)。 |
